Es gibt Tools, die kommen völlig unaufgeregt daher, mit einer simplen und übersichtlichen Oberfläche, die genau den nötigen Funktionsumfang mitbringt, ohne Schnickschnack. Und das ist oft erstaunlich viel – so etwa beim CoreBiz Secure File Exchange (SFX), powered by Seafile. Keine aufgeblasene ich-kann-alles-und-nenne-mich-universelle-Cloud-Lösung, sondern eine Plattform, um Dateien zu teilen. Diese Dateien kann man dann auch kommentieren, taggen, synchronisieren, versenden – und das mit internen Benutzern, ins System eingeladenen Gästen oder Externen.
Der Reihe nach: SFX ist zunächst eine Web-Plattform, in die man Dateien oder ganze Ordner hoch- und wieder herunterladen kann. Dazu braucht man eigene Zugangsdaten – bei SFX ist das der gewohnte Firmen-Account. In der Oberfläche verwaltet man seine Files dann zunächst über Bibliotheken. SFX kann lokal in der Firma installiert sein, remote im Rechenzentrum oder in der Cloud. In jedem Fall behält das Unternehmen die Kontrolle über die Datenflüsse.
Umfangreiche Team-Funktionen
Der Team-Zauber beginnt nun mit den internen Freigaben: Hier kann man anderen Usern Zugriff auf seine eigenen Bibliotheken oder einzelne Unterordner gewähren. Wenn man nun eine Datei an einen Externen senden will, ohne dass dieser gleich einen Account in SFX benötigt, gibt es dafür Freigabe-E-Mails. Diese Mails enthalten einen speziellen Link auf Bibliotheken oder Ordner, um Files herunterzuladen. Der Zugriff kann zusätzlich mit einem Passwort geschützt sein – und der Besitzer kann die Freigabe auch jederzeit wieder entziehen. Das ganze klappt auch in die Gegenrichtung, man kann Ordner zum Hochladen freigeben, dann schickt der Externe die Datei in den SFX.
Zwischen den Internen und Externen sind noch die Gäste angesiedelt: Diese Accounts kommen nicht aus dem internen Firmenverzeichnis, sondern wurden von internen Usern eingeladen. Sie haben deutlich weniger Rechte im System, man kann den Gästen aber Zugriff auf Bibliotheken und Ordner gewähren, so wie den internen Usern. Wem das noch nicht reicht, der kann User und Gäste in Gruppen organisieren und die Freigaben dann der jeweiligen Gruppe erteilen. Das kann am Ende sehr viel übersichtlicher sein als Einzel-Freigaben an dutzende einzelne Benutzer.
Zugriff wie auf lokale Dateien
SFX hat aber nicht nur eine Web-Oberfläche, sondern auch native Programme für Linux, Windows und die gängigen Smartphones. Damit gelingt der Zugriff auf die Dateien im SFX völlig unspektakulär mit dem Dateimanager oder der Handy-App. Ganz so, wie von anderen Cloud-Storage-Lösungen bekannt – aber ohne den recht verbreiteten Featurismus, bei dem die Anzahl der Funktionen wichtiger ist als deren Qualität.
Weitere Schmankerl sind das Tagging und Kommentieren von Dateien: Damit kann man die Ordnung verbessern und sich wahlweise selbst seine TODOs merken oder im Team diskutieren, wer was bei einer Datei noch erledigen sollte. Versehentlich gelöschte Files findet man im virtuellen Papierkorb und sogar überschriebene Files lassen sich über die Versionierung wieder im Original herstellen – das kann jeder User, ohne Hilfe vom Admin.
Alles Nötige und Sinnvolle drin
All das klappt – wie eingangs erwähnt – in einer übersichtlichen, schnell reagierenden und sinnvoll reduzierten Oberfläche. Die CoreBiz-Entwickler haben SFX längst in ihre Umgebung integriert und kürzlich das Aussehen angepasst, das hauseigene Handbuch integriert sowie das Snap-in für die CoreBiz Management Console (CMC) erweitert. Jetzt sehen Admins direkt in der CMC, welcher Benutzer welche Datenmenge im SFX vorhält, wie sehr er seine Quota ausschöpft und welche SFX-Benutzer es insgesamt gibt. Für weitere Details kann man sich als Admin im SFX anmelden und dessen Systemverwaltungs-Tool verwenden. Apropos Systemverwaltung: Auch das Updaten der Software wurde inzwischen deutlich vereinfacht. So profitieren sowohl Admins als auch Anwender von einer grundsoliden und enorm praktischen Anwendung.