ERP-Systeme

Listen über Listen. Jeder Anwender im Service oder im Backoffice hatte sicher schon einmal den Überblick verloren aufgrund einer Vielzahl an Excel-Listen mit Vertragsnummern, Laufzeiten und ähnlichem, vorzugsweise für die Abrechnung. Manuell gepflegte Listen bergen zudem die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Die LIS-Gruppe vermeidet derlei Ärger mit ihrer ERP-Software CoreBiz Works by ERPnext: Das Vertragsmanagermodul schafft einfache Abhilfe und Übersichtlichkeit für den Benutzer.

ERP-Systeme gelten wahlweise als Schreckensgespenst oder hilfreiche Alleskönner. Dabei fußen viele Vorurteile eher auf komplexen firmeninternen Prozessen und umständlichen Steuergesetzen und weniger auf der ERP-Software selbst. Wer einen pragmatischen Ansatz fährt, wird schnell die vielen Vorteile einer integrierten Lösung wertschätzen. In einer unregelmäßigen Serie aus der Praxis mit ERPnext berichten wir über unsere eigenen Erfahrungen und verraten Tipps und Tricks für die Anwendung. Der erste Teil widmet sich dem Projektmanagement.

In dieser unregelmäßigen Serie möchten wir auf einige nützliche Tipps und Tricks aus der Praxis bei unserem ERP-System hinweisen. CoreBiz Works, basierend auf ERPnext, ist seit Januar 2020 bei der LIS-Gruppe produktiv im Einsatz. Viele ERPnext-Tools und CoreBiz-Works-Erweiterungen sind offensichtlich, andere erschließen sich erst aus einem gewissen Anwendungskontext. Doch gerade die sind oft sehr nützlich.

Bei der Einführung eines ERP-Systems gibt es vieles zu beachten und noch mehr falsch zu machen. Der erste Teil dieses Artikels behandelte die relevanten Punkte vor der Einführung und nun folgen im zweiten Teil die ausschlaggebenden Arbeitsschritte während und nach der Implementierung.

Bei der ERP-Einführung gilt, wie bei jedem anderen Projekt auch: Planung ist alles. Unternehmen, die sich nicht ausreichend vorbereiten, setzen den Projekterfolg aufs Spiel – und das kann teuer werden. Was deshalb benötigt wird, ist ein Plan: eine detaillierte Checkliste, die Schritt für Schritt abgearbeitet wird.

Wer jemals ein ERP-System eingeführt hat, weiß dass dies vermutlich die komplexeste IT-Lösung im Unternehmen ist. Dies liegt weniger an der Software selbst, sondern viel mehr an dem breiten Aufgabenfeld, das viele traditionell eigenständige Tools umfasst. Dazu zählt vor allem das Customer Relationship Management CRM. In der Definition und Umsetzung sind folglich Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen involviert, die unterschiedliche Sichten auf das System haben und dadurch gelegentlich sich widersprechende Anforderungen formulieren. Trotzdem müssen sie sich abstimmen – wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel CoreBiz Works bei der LIS-Gruppe.

Enterprise Resource Planning (ERP) ist der Sammelname für Software-Anwendungen, die die Abwicklung geschäftlicher Prozesse in Unternehmen adressieren. Ursprünglich vor allem für Management und Buchhaltung relevant, verwenden heute immer mehr Mitarbeiter die Module einer ERP-Lösung. Um so wichtiger wird es, dass die Software nicht mit 80er-Jahre-Charme die Anwender abschreckt, sondern Funktionalität und Bedienbarkeit auf der Höhe der Zeit sind und sich das System einfach an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Genau ein solches System suchte und fand die LIS AG in CoreBiz Works.

Die Auswahl eines ERP-Systems für KMUs ist eine der schwierigsten Entscheidungen für die Verantwortlichen in einem Unternehmen und ist in den letzten Jahren durchaus noch schwieriger geworden.