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Software mieten oder kaufen

21. Apr 2022 ARI

Bis vor wenigen Jahren war es üblich, Software, oder besser gesagt Software-Nutzungsrechte, einfach zu kaufen. Doch seit dem Strategiewechsel vieler Softwarehersteller können mittlerweile zahlreiche Produkte auch – oder nur – für einen bestimmten Zeitraum gemietet werden. Welches angebotene Modell für die eigene Firma von Vorteil ist muss daher jeder individuell entscheiden.

Lizenzkauf

Software kaufen ist der bisher gängigste Typ. Üblicherweise wird das Programm danach lokal installiert. Der Kunde erwirbt die Software beziehungsweise deren Module und Userlizenzen zu Beginn der Nutzung und kann sie ab dann uneingeschränkt und unbefristet einsetzen. Mit dem Kauf ist üblicherweise das Recht auf die Nutzung der aktuell verfügbaren Version verknüpft. Das Anrecht auf zukünftige Versionen wird dann mit gesonderten Service- oder Wartungsgebühren erworben; alternativ muss man mit einem kompletten Neukauf der Lizenz rechnen.

Lizenzmiete

Die Miete stellt als Lizenzmodell einen echten Kontrapunkt zum obigen Modell dar. Der Kunde wird unabhängig von der Nutzungsdauer nie Eigentümer der Software, sondern wird diese durch den Hersteller nur temporär zur Verfügung gestellt. Häufig ist Mietsoftware in einem externen Rechenzentrum (Cloud) installiert und kann daher bereits nach kurzem Vorlauf genutzt werden, weil die Bereitstellung ohne oder lediglich mit geringer externer Unterstützung gelingt. Das Beispiel Adobe zeigt aber, dass viele Anbieter Mietmodelle auch bei lokal installierter Software forcieren.

Bei Mietmodellen sind über die gesamte Nutzungsdauer monatliche oder jährliche Gebühren zu entrichten. Die Wartungskosten sind zumeist schon in den Mietgebühren enthalten, das heißt, der Kunde genießt das Recht auf neue Versionen. Miete ist interessant für Unternehmen mit stark schwankender Nutzung, oder um eine große Anfangsinvestition zu vermeiden und die Kosten auf einen längeren Zeitraum zu verteilen.

Kosten

Eine Abolizenz kann insbesondere für kleinere Firmen zunächst interessant sein, da sie nicht erst in Vorleistung die kompletten Lizenzkosten bezahlen müssen und dennoch Zugang zu hochwertiger und moderner Software erhalten. Die Mietkosten liegen zunächst niedriger als bei der Kauflizenz. Auf lange Sicht gesehen erhöhen sich jedoch die Gesamtkosten für das Unternehmen. Meist schon nach drei bis fünf Jahren übersteigen sie die Ausgaben für die Einmallizenz.

Die Kauflizenz erfordert ein (relativ) hohes Anfangs-Investment, lässt sich jedoch über mehrere Jahren abschreiben. Der Nutzer hat zudem zur Refinanzierung die Möglichkeit, diese Lizenz weiter zu verkaufen, wenn er sie selbst nicht mehr nutzt.

Nutzungsdauer

Die Mietlizenz erlaubt den Einsatz einer Software für die Dauer des Abonnements. Mit der Anmietung zusätzlicher Lizenzen können Firmen zwar Auftragsspitzen abfedern, aber sobald der Vertrag ausläuft, lässt sich das Programm nicht mehr verwenden und oft besteht keine Zugriffsmöglichkeit mehr auf gespeicherte Daten. Entgegen aller Beteuerungen der Softwarehersteller bezüglich einer vollkommenen Flexibilität bei der Lizenznahme kristallisiert sich doch mehr und mehr heraus, dass die Hersteller einen möglichst langen Lizenzzeitraum verkaufen wollen. Kündigungen sind oft nur in Jahresfrist möglich und eine Reduzierung oder Kündigung der Lizenzen vor Ablauf dieser Frist unmöglich. Damit gleicht die versprochene Flexibilität doch eher einer Einbahnstraße.

Bei einer Kauflizenz ist die weitere Nutzung garantiert, denn hier gilt das dauerhafte oder zeitlich unbefristete Nutzungsrecht. Mangels Security-Updates können die Programme jedoch mit den Jahren zunehmend zum Sicherheitsrisiko werden. Das liegt an den Programmen selbst, aber auch an den Betriebssystemen, auf denen sie installiert sind.

Abhängigkeiten

Die Lizenzgebühr für einen Softwarekauf ist wesentlich transparenter und planbarer als bei einem Abonnement. Der Anbieter der Mietlizenz kann zu jedem Zeitpunkt seine Preispolitik ändern. Der Lizenznehmer unterliegt damit einer größeren Abhängigkeit und besitzt eine geringere Kostenkontrolle. Ein aktuelles Beispiel hierfür sind hier diverse Mietlizenzen der Firma Microsoft, die im März 2022 eine Preissteigerung um bis zu 25% hatten.

Beim Mietmodell kann es auch durchaus vorkommen, dass Updates durch den Hersteller ohne Rücksprache mit dem Nutzer selbsttätig eingespielt werden. Wenn eine Firma dagegen eine Software kauft, kann sie selbst entscheiden, wann Wartungsaufgaben oder ein Umstieg auf die neueste Version erfolgen sollen.

Sicherheit

Neben den Aspekten des Preises und den Updateintervallen spielt natürlich auch die Datensicherheit eine große Rolle. Liegen die Daten in der Cloud, können sie durch den Hersteller unter Umständen gelesen, manipuliert oder gar gelöscht werden. Dies ist bei einer lokal installierten Software nicht der Fall.

Viele sorgen sich bei den Mietangeboten von Software um die Zukunftssicherheit. Natürlich kann ein Anbieter von Miet-Software sein Angebot einstellen oder vom Markt verschwinden, sei es durch Aufkauf durch den Wettbewerber oder Insolvenz. Zumindest solange die Software einen Datenexport in gängige Formate erlaubt, ist die Gefahr des Datenverlustes für den Anwender relativ gering.

Auch bei gekaufter Software ist man unter Umständen zu einem Ausstieg beziehungsweise Umstieg gezwungen, etwa weil die Software vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird oder die alte, gekaufte Version bestimmte rechtliche Bedingungen nicht mehr erfüllt. Es bleibt somit bei jedem Erwerbsmodell ein Restrisiko für den Anwender. Immerhin behält der Kunde beim Kaufmodell die Kontrolle über seinen Zeitplan, während beim Mietmodell der Anbieter am längeren Hebel sitzt.

Vorteile der Kauflizenz gegenüber der Mietlizenz

Wer sich dafür entscheidet, die Lizenz für seine Software zu kaufen statt zu mieten, bleibt vom Anbieter unabhängiger. Der Nutzer kann selbst entscheiden, wie er die Software verwaltet, wann Updates erfolgen und wer Zugriff auf die personen- und projektbezogenen Daten erhält. Insbesondere Firmen, die mit großen Datenmengen über lange Zeiträume arbeiten, haben damit mehr Kontrolle über Kosten und ihre Arbeitsweise als bei einer gemieteten Software. Kapital ist zwar mit einer Anfangsinvestition erst einmal gebunden, jedoch kann dieses über einen steuerlich vordefinierten Zeitraum abgeschrieben werden.

Bei einem ersten Vergleich der Kosten und Nutzen der beiden Modelle empfehlen wir, nicht die kurzfristigen Kosten in den Vordergrund zu stellen. Die Mietsoftware mag im ersten Moment vielleicht günstiger erscheinen. Die Kaufsoftware bietet langfristig gesehen jedoch entscheidende Vorteile bei der Kostensicherheit und der allgemeinen (Un-)Abhängigkeit vom Anbieter, welche unbedingt in die Entscheidungsfindung mit einfließen sollten.