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Projekte planen mit Wekan oder Trello

22. Sep 2021 PDY

Viele Firmen setzen auf das Planungstool Trello von Atlassian. Es ist eines der bekanntesten webbasierten Projektmanagement-Werkzeuge und setzt auf die bewährte Kanban-Methode. Alternativen dazu gibt es viele – auch als Open-Source-Lösung. In Funktionsumfang und Bedienbarkeit ist hier Wekan eine sehr interessante Implementierung, die sich auch auf dem eigenen Server installieren lässt.

Das 1947 bei Toyota erfundene Kanban-System lässt sich mit „Signalkarte“ übersetzen und wurde ursprünglich für die Optimierung von Materialfluss eingesetzt. Die einzelnen Karten stehen üblicherweise für einzelne Schritte oder Aufgaben, die in Spalten angeordnet werden: So kann die Zeile etwa für die Priorität und die Spalte für den Arbeitstag stehen. Es gibt aber viele Varianten, mit denen sich Arbeitsabläufe abbilden und Projekte reibungslos planen lassen.

Grundfunktion

In Trello und Wekan ist es möglich, in gemeinsam nutzbaren sogenannten Boards, Aufgaben in Listen und Karten zu verwalten. Die Karten können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und Weiterem versehen werden. Die Aufgaben selbst lassen eine umfangreiche Protokollierung zu. Karten können auch ein Datum erhalten und sich dann in einer Kalenderansicht darstellen.

Über ein Benachrichtigungssystem kann der User Änderungen per E-Mail oder als Hinweis in der Webanwendung erhalten. Eine Filterfunktion erleichtert bei Boards mit vielen Karten die Übersicht, es kann zum Beispiel nach Benutzern oder Labels in Form von Karten-Farben sortiert werden. Innerhalb von Boards können auch Teams zugewiesen werden, diese Funktion ist bei Wekan aber momentan noch in starker Entwicklung.

Unterschiede

Die mit kostenpflichtigen Powerups ausbaufähige Grundfunktion von Trello basiert auf dem „Freemium-Prinzip“ und bietet gratis nur die Basis-Funktionen von Kanaban-Boards. Wekan ist auch kommerziell komplett frei nutzbar, somit sind alle Funktionen kostenlos verfügbar. Während Trello üblicherweise als Cloud-Anwendung von Atlassian selbst betrieben wird, installieren Anwender Wekan auf eigener Hardware oder in der eigenen Cloud. Dadurch können Firmen mit hochsensiblen Kundendaten oder geheimen Entwicklungsplänen die Informationen sicher im Haus aufbewahren.

Bei Trello melden sich Anwender meist mit einem Atlassian-Account an, es gibt aber auch die Möglichkeit, andere Cloud-Accounts zu nutzen. Bei Wekan ist es hingegen sehr einfach, die Benutzerkonten aus einem firmenintern vorhandenen LDAP- oder AD-System zu verwenden. Das hat insbesondere dann Vorteile, wenn ein Benutzeraccount gesperrt wird: das wirkt sich dann auch unmittelbar auf Wekan aus. Und praktischerweise können die Anwender ihren bekannten Benutzernamen und ihr Passwort verwenden.

Hinter Wekan steht eine Community, die relevante Sicherheits-Updates und Funktionsupdates zeitnah kostenlos bereitstellt. Der Admin muss diese dann aber auch einspielen. Hinter Trello steht hingegen das Unternehmen Atlassian, welches sicherheitsrelevante Updates in seiner Cloud selbst pflegt, hingegen neue Features gerne in einem kostenpflichtigen Premium-Paket anbietet.

Wechsel von Trello zu Wekan

Wekan unterstützt den Import von JSON-Dateien. Somit können Anwender bereits existierende Boards von Trello nach Wekan migrieren. Benutzer-Accounts können entweder manuell eingerichtet oder aus dem LDAP importiert werden. Von der Grundfunktion bedienen sich beide Tools sehr ähnlich, Karten werden hinzugefügt und einfach verschoben, angeklickt und editiert. Auch der Import aus anderen Systemen ist über Webhooks möglich.

Wekan bietet eine optisch ansprechende und saubere Benutzeroberfläche, wodurch Features schnell auffindbar sind. Es gibt aber auch einige unübersichtliche Stellen, zum Beispiel wenn man aus einer Karte eine Teilaufgabe erstellen will. Bei Wekan entsteht dann eine unübersichtliche Teilaufgabe, die nur den Anschein eines eigenen Boards macht. Tatsächlich ist dieses aber mit dem Ursprungsboard verknüpft. Trello hingegen erstellt  eigene, unabhängige Karten.

Praktische Werkzeuge

Trotz solcher kleinerer Unebenheiten ist Wekan wie Trello aber ein sehr flexibles Werkzeug und kann nicht nur in IT-Unternehmen sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Die Entwicklercommunity ist sehr aktiv, daher darf man sich auf viele neue Funktionen und Updates freuen. Wer also auf eine zukunftssichere, kostenlose und selbstgehostete Kanban-Software setzen möchte, ist mit Wekan auf der sicheren Seite.