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Mailstore – Mailarchivierung für KMU

2. Dec 2020 RST

E-Mail ist heute im geschäftlichen Bereich die mit Abstand meistgenutzte Art der Kommunikation, obwohl Mail nicht den Anforderungen an rechtlich belastbare  Dokumentation von Verträgen genügt. Dies hat dazu geführt, dass die EU und deren Mitgliedstaaten vor einigen Jahren die lückenlose Dokumentation des geschäftlichen Mailverkehrs im Rahmen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) forderte. Damit sind Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, ihre E-Mails über Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Zur geschäftlichen Korrespondenz gehört alles, wodurch ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele für derartige über Mail versandte Dokumente sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Mailstore ist eines der Produkte in diesem Marktsegment. Es ist in drei Ausprägungen verfügbar: für privaten Einsatz (Mailstore Home, kostenlos), für Geschäftskunden (Mailstore Server) und für Service-Provider. Wir befassen uns hier mit dem Mailstore Server, der Mailarchivierungslösung für KMU.

Mailstore Server positioniert sich als Lösung für rechtssichere Mailarchivierung bis etwa 500 Arbeitsplätze. Als Nebeneffekt der eingesetzten Technologien ergeben sich weitere interessante Funktionen, wie die Unterstützung von Backup/Restore oder die Entlastung von Mailservern durch Auslagern von Mails in ein Archiv, das meist auch mit günstigerem Speicherplatz und weniger I/O-Performance auskommt.

Mailstore selbst läuft auf einem Windows-System, mit dabei ist ein Mailstore Client zur Verwaltung des Systems. Unterstützt werden alle bekannten Mailsysteme wie Microsoft Exchange, Microsoft 365, IMAP- oder POP3-kompatible Mailserver und darüber hinaus sogar einige weniger verbreitete Mailsysteme. Nach Implementierung archiviert Mailstore typischerweise regelbasiert, indem es Mails ab einem gewissen Alter automatisch in das Archiv auslagert. Zudem können vorhandene Mailbestände bei der Einführung von Mailstore (aber auch jederzeit später) aus Postfächern, Public Foldern, Shared Mailboxes oder aus dezentralen E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Outlook-PST-Dateien archiviert werden.

Benutzerzugriff

Für Outlook gibt es ein Plugin, das Mailstore nahtlos in die Oberfläche integriert. Wer mit anderen Systemen arbeitet, kann den Web Access oder den Mobile Web Access für den Zugriff auf das Mailarchiv benutzen. In beiden Fällen steht die volle Funktionalität von Mailstore zur Verfügung, zum Beispiel die Suche mit vielen Filterfunktionen.

Neben Outlook-Plugin und Web Access bietet Mailstore noch einen eigenen IMAP-Server, mit dem IMAP-fähige Mailclients direkt auf das Mailstore-Archiv zugreifen können.

Revisionssichere Speicherung

Mailstore nutzt standardmäßig seine selbstentwickelte Speichertechnologie, um die Daten manipulationssicher abzulegen. So werden im Sinne schneller Suchvorgänge Volltextindizes je User angelegt, während eine Embedded- Datenbank Metadaten der archivierten Mails hält, unter anderem zur Sicherstellung der Datenintegrität. Die eigentlichen Mails mit Attachments liegen in verschlüsselten Dateien, wobei identische Attachments nur einmal abgelegt werden (De-Duplizierung). Optional können auch ein MS-SQL-Server oder ein PostgreSQL zur Speicherung eingesetzt werden.  

In Bezug auf die DSGVO-konforme Ablage sind insbesondere folgende Merkmale zu erwähnen, die Mailstore erfüllt:

  • Vollständigkeit der Archivierung: Mailstore unterstützt die Archivierung von Mails bereits bei Eingang, vor Zustellung in das Postfach des Mitarbeiters. Das ist allerdings nicht in jedem Falle gewünscht, weil damit auch Spam oder nichtgeschäftliche Mails archiviert werden. Andererseits ist bei der Archivierung aus den Benutzerpostfächern eine Vollständigkeit und Originalität nicht mehr sicherzustellen.
  • Originalität bei Archivierung und Export: Mailstore sichert zu, dass Mails durch die Archivierung keinerlei Veränderungen erfahren und auch wieder original aus dem Archiv in Standardformaten exportiert werden können.
  • Manipulationssichere Speicherung: Durch Verschlüsselung (AES256) und über SHA-Hashwerte sind archivierte Mails vor Manipulation geschützt. Durch den Schalter „Legal Hold“ lassen sich Mails nicht mehr aus dem Archiv löschen, natürlich auch nicht vom Administrator. Alle vom Administrator vorgenommenen Änderungen werden über eine Audit-Funktion protokolliert.

Lizenzierung

Will man Mailstore im Unternehmen einsetzen, so ist eine Lizenz je Mailuser erforderlich, allerdings nur für solche, die noch aktiv im Unternehmen sind und deren Mails archiviert werden. Für ausgeschiedene Mitarbeiter werden die Mails weiter im Archiv gehalten, entsprechend der eingestellten Archivierungszeiten. Eine Lizenz ist dann jedoch nicht mehr nötig. Die Lizenzpreise sind gestaffelt entsprechend der Userzahl und der Aktualisierungsgarantie, also der Gültigkeitsdauer einer Lizenz. Bei beispielsweise 25 bis 49 Endanwendern kostet die Lizenz für ein Jahr pro Anwender 28 € und für drei Jahre einmalig 40 € pro User.

Aus unserer Erfahrung ist Mailstore eine gute und flexible Archivierungslösung für Mail, die wir in unseren Kundenprojekten häufig einsetzen. Ein wichtiger Aspekt ist, unsere Kunden vor einem Lock-in zu schützen: Mails lassen sich jederzeit wieder aus dem Archiv exportieren. Gerne helfen wir auch Ihnen, eine kostengünstige und trotzdem leistungsfähige Mailarchivierung einzurichten – fragen Sie uns einfach unter sales@lisag.de.

Für alle, deren Interesse an Mailstore wir nun geweckt haben: die kostenlose Mailstore Home Edition zum Test oder für den privaten Gebrauch kann man auf der Mailstore Homepage downloaden.