KontaktRufen Sie uns an +49 89 993412-0

ITSME für einen Buchhaltungs-Dienstleister

17. Jun 2020 RST

Ziel des ITSME-Geschäftsbereichs der LIS AG ist es, kleine Unternehmen umfassend bei der Migration und dem Betrieb ihrer IT zu unterstützen. Häufig treffen LIS-Mitarbeiter bei kleinen Kunden auf inhomogene, unpassende IT-Infrastrukturen, die die Anforderungen nur zum Teil abdecken und noch dazu teuer sind. Im Folgenden wird ein realer Business-Case der LIS AG aus dem ITSME-Bereich beschrieben, in dem die IT eines kleinen Unternehmens mit ITSME saniert wird.

Ausgangssituation

Der Kunde hatte im Rahmen einer Nachfolgeregelung ein Dienstleistungsunternehmen für Buchhaltung übernommen. Dieses Unternehmen adressiert kleine Firmenkunden, die aufgrund ihrer Größe keine eigene Buchhaltungs- und Controlling-Abteilung betreiben. Der Erfolg basiert auf schneller, sehr individueller Beratung bei allen buchhalterischen Themen. Im Hintergrund ist ein Steuerberater involviert, so dass der Kunde immer seinen gewohnten Ansprechpartner hat.

Die frühere Geschäftsleitung hatte das Unternehmen aus Sicht der IT auf Verschleiß gefahren. So gab es als „Server“ für die zentrale Datenablage lediglich einen über zehn Jahre alten PC mit Windows 7 als Betriebssystem. Merkmale eines Servers wie ein Raid-System, doppeltes Netzteil, Identity- und Rechtemanagement oder Ähnliches fehlten völlig. Die Sicherung per DAT-Kassette zeigte sich als nur zum Teil funktionabel, so dass ein Restore der Systeme nicht möglich gewesen wäre. Das zugekaufte Buchhaltungssystem als Grundlage des Geschäftsmodells konnte aufgrund des fehlenden Servers und des veralteten Betriebssystems nicht mehr auf den aktuellen Stand gehoben werden.

Abstimmung und Planung

In einem Gespräch mit dem etwas technikfernen Kunden wurden zunächst seine Vorstellungen und Ziele aufgenommen, umgekehrt erläuterte LIS die Defizite der Kunden-IT. Die oberste Priorität war die Sicherung des operativen Betriebs, deshalb vereinbarte LIS mit dem Kunden die unveränderte Übernahme der zentralen Funktionen in das ITSME-Rechenzentrum. Das sollte Probleme durch Hardwareausfälle vermeiden und gleichzeitig den IT-Support durch LIS ermöglichen. In der Folge sollte dann schrittweise auf eine aktuelle IT-Infrastruktur mit weiteren Arbeitsplätzen umgestellt werden.

Schritt 1: Als Vorbereitung zur Übernahme ins Rechenzentrum erstellte LIS zunächst ein Image des zentrale PCs komplett mit Betriebssystem und migrierte dieses als virtuelle Maschine auf die ITSME-Virtualisierungsplattform. Dieses System war gleichzeitig Anmelde- und Fileserver sowie Basis für das Buchhaltungssystem mit allen Mandanten. Danach wurde Backup (CB-BAK) für das System und die Daten eingerichtet, damit war ab diesem Zeitpunkt ein Restore des Systems möglich.

Die Arbeitsplatzrechner waren systemtechnisch sowohl mit der Konfiguration des Buchhaltungssystems als auch mit weiteren Prozessen stark verwoben. Um an diesem Setup zunächst nichts ändern zu müssen, wurden in diesem Schritt die Clients ebenfalls virtualisiert.

Nach Einrichtung des VPN-Servers konnten sich die mit aktuellem Betriebssystemen neu aufgesetzten Benutzer-Clients über das Site-VPN aus dem Büro oder per User-VPNs aus dem Homeoffice mit diesen virtualisierten Clients verbinden.

Schritt 2: Nach Abschluss der Migration in die ITSME-Umgebung konnten die nächsten Schritte zur Sanierung der IT folgen, wobei die strikte Prämisse immer ein störungsfreier operativer Betrieb war. Zunächst wurden die User im Identity-Management-System (CB-BAS) mit einer neuen Domäne angelegt, wobei auch einige wenige Benutzergruppen definiert wurden. DNS, DHCP und andere zentrale Dienste wurden ebenfalls nach CB-BAS überführt.

Schritt 3: Um den zentralen Pseudo-Server weiter zu entflechten, wurde der Fileserver CB-CFS aktiviert und die Daten dorthin migriert. Dabei wurde auch gleich das im CB Directory definierte

Rechtemodell umgesetzt, womit es nun klar definierte Zugangsregeln für die Dateien gab. Zuletzt wurden auf dieser Basis Freigaben definiert, die auf den immer noch virtualisierten Clients eingerichtet wurden.

Schritt 4: Nun kam das für den Geschäftsbetrieb grundlegende Buchhaltungssystem an die Reihe. Aus Gründen der technischen Sauberkeit wurde die Buchhaltung nicht aktualisiert, sondern auf einem Windows 2019 Server mit Remote Desktop Services neu installiert. Die Mandantendaten wurden – mit Unterstützung des Herstellers – in die Datenbank auf dem Windows Server übernommen.

Nach einer letzten Datensynchronisation außerhalb der Bürozeiten wurden Terminalservices aktiviert, die Arbeitsplatzrechner greifen nun direkt über VPN und Remote Desktop Services auf die Buchhaltung zu. Die bis dahin immer noch mit Windows 7 laufenden virtualisierten Clients konnten endlich abgelöst werden. Bei der kundenseitig gewünschten Erweiterung um zwei Arbeitsplätze zeigte sich die einfache Verwaltbarkeit des Ansatzes, auch die Performance hatte sich stark verbessert.

Fazit

In diesem Projekt, das über eine Zeitraum von 15 Monaten lief, konnte eine höchst prekäre IT-Situation in mehreren Schritten in den modularen, virtualisierten ITSME-Ansatz überführt werden. Durch die präzise geplanten Umstellungsschritte konnte der operative Betrieb durchgehend gewährleistet werden. Aufgrund einer gewissen Technikferne nimmt der Kunde weder die Risiken der Situation vorher noch die Vorteile der aktuellen Architektur in Gänze wahr, trotzdem ist er hochzufrieden mit der aktuellen, stabilen Situation, den geringen Kosten und dem qualifizierten Support im Rahmen von ITSME.