Große Dateien per E-Mail zu versenden ist keine gute Idee und scheitert oft an Grenzen des Mailsystems. Wer auf Datenschutz Wert legt und seine Files nicht auf Cloud-Dienste wie Dropbox, Microsoft OneDrive oder Google Drive auslagern will, findet in Seafile eine praktikable Alternative. Mit der Software lassen sich Dateien zentral auf einem eigenen Server speichern (Filehosting), mit anderen Personen teilen (Filesharing) und zwischen Geräten synchronisieren (File Synchronisation).
Im Kern ist Seafile ein privater Cloud-Speicher für Teamkommunikation, Wiki und gemeinsamen Datenzugriff. Die Open-Source-Software lässt sich auf einem eigenen Server einrichten, so behält man die Kontrolle über seine Dokumente und Dateien. Zugriff erhält man wahlweise über eine praktische Weboberfläche, über Smartphone-Apps oder Clients für alle gängigen Betriebssysteme. Neben angemeldeten Usern kann Seafile auch Dateien über Freigabe-Links zugänglich machen, das funktioniert dann ähnlich wie bei WeTransfer: der Empfänger braucht keinen Account auf Seafile.
Mit dem Seafile Sync Client (kurz Sync Client) können angemeldete Anwender so genannte Bibliotheken zwischen einem Seafile-Server und ihrem lokalen Rechner synchronisieren. Mit Bibliothek bezeichnet Seafile die oberste Ordner-Ebene auf dem zentralen Server. Die Synchronisation findet dann bidirektional statt: alle Dateiänderungen auf dem Server werden auf den lokalen Rechner übertragen und alle lokalen Änderungen auf den Server.
Files professionell hosten
Seafile bietet dedizierte Clients für Windows, Mac und Linux sowie Apps für Android und iOS. Dabei stehen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:
- Inhalte teilen: Anwender können einzelne Dateien mit allen teilen, die die entsprechende Freigabe-URL kennen oder über die passenden Zugriffsrechte auf Dateien und Ordner verfügen.
- Datei-Synchronisation: Seafile erkennt auch kleine Änderungen an großen Dateien. So muss nicht die ganze Datei übertragen werden, was deutlich länger dauern würde.
- Änderungsverlauf von Dateien: Seafile erkennt Veränderungen an den Dateien und teilt diesen so Versionen zu. Das ist besonders dann praktisch, wenn mehrere Benutzer über die Cloud eine Datei bearbeiten sollen. Außerdem spart es Speicherplatz (Deduplizierung), da nicht jede neue Version komplett gespeichert werden muss.
- Bearbeiten von Dateien in Gruppen: Neben dem reinen Speichern kann man mit Seafile bestimmte Dokumente auch gemeinsam bearbeiten, hierfür stehen Online-Editoren bereit.
- Zuverlässigkeit: Das macht sich bei der Synchronisierung, aber auch bei der Installation und bei Update-Vorgängen bemerkbar. Tausende „Conflict“-Dateien (doppelte Dateien), wie sie so mancher Owncloud-Nutzer kennt, gibt es hier bei der Synchronisation nicht.
Dateien und Ordner freigeben
In Seafile gibt es mehrere Möglichkeiten, Dateien und Ordner mit anderen zu teilen:
- Verknüpfungen: Es gibt zwei Arten von Verknüpfungen, die für die Freigabe mit verschiedenen Mitwirkenden verwendet werden können. Bei „Links freigeben“ kann jeder Benutzer, der die Links kennt, auf die Dateien oder Ordner zugreifen. Bei „Links hochladen“ kann er Dateien in den Ordner hochladen, auf den der Link verweist. In beiden Fällen ist keine Anmeldung erforderlich. Damit kann man diese Links einfach per E-Mail oder Kurznachricht weiterleiten.
- Freigeben von Bibliotheken oder Ordnern: dient zum Festlegen von Zugriffsberechtigungen auf eine Bibliothek oder einen Ordner für bestimmte Benutzer oder Gruppen. Die Benutzer müssen sich anmelden, um auf die Ordner zugreifen zu können. Sie können dabei entweder lesenden und schreibenden oder nur lesenden Zugriff erhalten.
Anwendungsbeispiel
Ein Team besteht aus drei internen, zwei externen Mitarbeitern und einer Aushilfe. Sie arbeiten alle am gleichen Projekt. Die internen Mitarbeiter werden über das LDAP-Verzeichnis verwaltet, die externen erhalten ihren Account direkt in Seafile und die Aushilfe wird nur über Download- und Upload-Links eingebunden. Die Projektmitarbeiter erstellen eine gemeinsame Bibliothek, auf die sie alle Zugriff erhalten. Mit dem Versionsverlauf können sie Veränderungen jederzeit selbstständig ohne Absprache prüfen. Sie können über die Kommentarfunktion miteinander kommunizieren und haben dabei immer die aktuellen Dateiversionen verfügbar. Mit Seafile Drive können sie direkt mit dem Dateimanager darauf zugreifen, ohne auf die Synchronisation zu warten.
Sicherheit
Die Kommunikation mit dem Seafile-Server lässt sich mittels TLS verschlüsseln und damit absichern. Seafile-Benutzer können Bibliotheken und Ordner auf dem Seafile-Server auch mit einem Passwort verschlüsselt ablegen, dann hat selbst der Server-Admin keinen Zugriff auf die Inhalte. Allerdings müssen in dem Fall alle Nutzer, die auf die verschlüsselten Bibliotheken zugreifen wollen, das jeweilige Passwort kennen.
Da die komplette Anwendung Open Source ist, können Experten auch den Code überprüfen – bei Cloud-Anwendungen gibt es diese Möglichkeit nicht. Und, nicht zu vergessen: die komplette Software läuft auf dem eigenen Server, sodass man die Hoheit über seine Firmen-Interna oder die privaten Fotos behält.
Durch die Schutzmaßnahmen von Seafile ist die Software nicht nur ein praktisches Tool, um große Dateien zu versenden – es ist auch deutlich sicherer als traditionelle E-Mail-Anhänge. Dank der verschiedenen Clients ist die Verwendung sehr einfach. Mit den diversen Filesharing-Varianten, der integrierten Kommentar-Funktion, der Versionierung und vielen weiteren Features erleichtert Seafile den Umgang mit großen und kleinen Files im Team.