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CoreBiz Works / ERPnext: Das Projektmanagement

11. Jan 2023 ARI

ERP-Systeme gelten wahlweise als Schreckensgespenst oder hilfreiche Alleskönner – je nach dem, wen man fragt. Dabei fußen viele Vorurteile eher auf komplexen firmeninternen Prozessen und umständlichen Steuergesetzen und weniger auf der ERP-Software selbst. Wer einen pragmatischen Ansatz fährt, wird schnell die vielen Vorteile einer integrierten Lösung wertschätzen. In einer unregelmäßigen Serie aus der Praxis mit ERPnext berichten wir über unsere eigenen Erfahrungen und verraten Tipps und Tricks für die Anwendung. Der erste Teil widmet sich dem Projektmanagement.

Welches Projekt darf es sein?

CoreBiz Works hat viele verschiedene Module. Das Projektmanagement-Modul ist recht umfangreich, mit Projektaufgaben, Zeiterfassung – bis hin zum Gantt-Diagramm. Die Linux Information Systems AG hat zusammen mit der CoreBiz Engineering die Funktionen erweitert, unter anderem um Projektordner auf dem Fileserver anzulegen.

Im Regelfall entsteht ein Projekt auf Basis eines Angebotes, dieses kann einerseits ein einfaches Beschaffungsprojekt (beispielsweise ein Notebook) oder aber auch ein komplexes Kundenprojekt sein (Upgrade eines Cluster-Servers oder ähnliches). Bei internen Projekten ist kein Angebot nötig, daher kann man Projekte auch direkt anlegen.

Anlage des Projekts

Bei der Umwandlung eines Angebots in ein Projekt werden alle relevanten Daten übernommen und beim Projekt wird eine Verknüpfung hinterlegt, über die Mitarbeiter jederzeit das Angebot öffnen und die Details einsehen können. Aus der Historie heraus verwendet die Linux Information Systems AG für unterschiedliche Projekttypen auch unterschiedliche Nummernkreise – das System erzeugt die Projektnummern automatisch in der gewünschten Ausprägung.

Aus einem frisch erzeugten Projekt wird zunächst die Auftragsbestätigung an den Kunden erfasst und automatisch per Mail verschickt. Selbstverständlich generieren wir auch alle weitergehenden Dokumente an den Kunden wie Lieferscheine und Rechnungen aus diesem Modul heraus. Weitergehende Dokumente wie Installationsdateien in ZIP-Format, Lizenzvereinbarungen und ähnliches werden im entsprechenden Ordner auf dem Fileserver abgelegt.

Des Weiteren werden bei Bedarf direkt aus dem Projekt Anfragen an Lieferanten verschickt und entsprechend erhaltene Angebote abgelegt. Bestellungen bei Lieferanten, Lieferscheine sowie Eingangsrechnungen werden ebenfalls über das Projekt archiviert.

Vorteile der Verknüpfung

Durch die enge Verzahnung der einzelnen Module haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, projektbezogene Informationen selbst abzurufen. Die Buchhaltung kann Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen einsehen und Projektmitarbeiter können die genaue Projektbeschreibung inklusive aller angebotenen Dienstleistungen in der Auftragsbestätigung nachschlagen. Im Falle von Fragen, ob eine gewünschte Dienstleistung im Projektumfang enthalten ist, ist so eine schnelle Klärung möglich.

Aus dem Projekt heraus kann man durch die erwähnten Verknüpfungen direkt in das gewünschte Dokument springen:

Dashboard von CoreBiz Works
Über das Dashboard von CoreBiz Works kommt man schnell zu verknüpften Dokumenten

Projekte beinhalten auch immer eine vorherige Zeitschätzung für die Umsetzung. Die Projektmitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, Zeitbuchungen das Projekt betreffend direkt hier zu buchen. Somit kann im Nachgang das Controlling überprüfen, ob die Zeitschätzungen korrekt waren und eventuelle Anpassungen für künftige Schätzungen vornehmen.

Nachvollziehbarkeit durch Organisation

Durch das komplette Management aus dem Projekt heraus ist es möglich, im Nachhinein alle Dokumente und Informationen nachzuvollziehen. Alle Informationen sind mit Historie an einer Stelle versammelt, interne Kommentare belegen zusätzlich das Vorgehen des Einkaufs und der Projektmitarbeiter.