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Das kleine 1×1 der ERP-Einführung – Teil II

Bei der Einführung eines ERP-Systems gibt es vieles zu beachten und noch mehr falsch zu machen. Der erste Teil dieses Artikels behandelte die relevanten Punkte vor der Einführung und nun folgen im zweiten Teil die ausschlaggebenden Arbeitsschritte während und nach der Implementierung.

ERP-Workshops und Systemauswahl

Die Liste aller potenziellen ERP-Partner liegt nun in Form der Shortlist vor, doch die Auswahl ist hiermit noch nicht beendet. Alle Anbieter auf der Shortlist eignen sich zwar grundsätzlich als ERP-Lieferant, jedoch ist noch offen, welcher mögliche Partner das für die Firma beste System anbietet. Das mag im ersten Moment kleinlich klingen, aber die Entscheidung für ein ERP-System hat langfristige Folgen. Die Geschäftsleitung muss angesichts der Nutzungsdauer sicherstellen, dass sie wirklich die richtige Wahl trifft.

Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, die Anbieter auf der Shortlist im Rahmen ein- bis zweitägiger ERP-Workshops näher kennenzulernen. Diese Veranstaltungen ermöglichen den Anbietern, sich und ihre ERP-Software vorzustellen sowie detailliert auf Fragen und Anforderungen des Interessenten einzugehen. Die Entscheidungskriterien liegen hierbei vor allem auf der Funktionalität des Systems und dem Renommée des Anbieters. Manche harte Faktoren, wie zum Beispiel die Kosten, spielen erst einmal eine untergeordnete Rolle, während weiche Faktoren große Auswirkungen haben können. Wenn es zum Beispiel persönliche Antipathien zwischen dem Projektteam und dem Anbieter gibt, kann man sich schon jetzt auf Konflikte gefasst machen. Es sollten daher alle Faktoren im Auge behalten werden.

Die Implementierung

Nach der Entscheidung für einen ERP-Anbieter geht es in die Realisierungsphase, in der zuvor festgelegte Geschäftsprozesse umgesetzt und verfeinert werden. Die Key-User sind ein wesentlicher Bestandteil dieser Phase, da sie durch ihr Fachwissen dem Projektleiter und dem Anbieter eine komplette Übersicht der Arbeitsabfolgen und entsprechenden Auswertungen übermitteln können. Im Rahmen des Einführungsprozesses werden diese Arbeitsabläufe überprüft und gegebenenfalls hinterfragt, bestenfalls gleich aktualisiert. Die ERP-Einführung ist in diesem Zusammenhang eine ideale Gelegenheit, veraltete Strukturen zu beseitigen und Prozesse zu modernisieren.

Zur Vertiefung der Kenntnisse und der Qualifizierung der späteren Benutzer des eingerichteten Systems sind Workshops für einen planmäßigen Start unerlässlich. Neben der Vorstellung der umgesetzten Programmfunktionalitäten müssen die Anwender so geschult werden, dass sie eigenständig im System arbeiten und dieses testen können. Die Erstellung der Endanwender-Dokumentation durch den Hersteller, die Key-User und den Endanwendern vertieft nochmals die Kenntnisse. Ein verbindlicher Leitfaden ist somit vorhanden und jeder neue Benutzer hat die Möglichkeit, bei Unklarheiten einen Key-User zu fragen.

Abnahmetest und Schulung

Ein großer Meilenstein ist der simulierte Auftragsdurchlauf. Die Key-User testen dabei das komplette System auf mögliche Schwachstellen. Hierfür werden Mustergeschäftsvorfälle festlegt, welche durchgespielt werden können. Sollte das System noch nicht für den derzeitigen Arbeitsalltag tauglich sein, besteht jetzt noch die Möglichkeit, entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Nach erfolgreicher Abnahme durch die Prozessverantwortlichen werden nach und nach alle vorhandenen Abteilungen mit in das System übernommen. Die Grundschulung hat bereits stattgefunden, jedoch liegt es nun an den Key-Usern und den ERP-Experten, alle Endanwender bei der laufenden Einführung zu unterstützen und zu betreuen.

In dieser Phase ist das Feedback der Anwender als Basis für das Feintuning des Systems noch einmal von zentraler Bedeutung. Ziel hierbei ist es, dass schnellstmöglich jeder Anwender eigenständig in seinem Fachbereich arbeiten kann. Sobald auch dieser Schritt beendet wurde, ist die ERP-Einführung komplett und das Projekt ist abgeschlossen.

Anpassungen an den Status Quo

Natürlich ist ein ERP-System nie wirklich fertig, da im Laufe der Nutzungsjahre fast zwangsläufig Anpassungen vorgenommen werden müssen. Mögliche Ursachen können interne Änderungen wie abgewandelte Geschäftsprozesse sein oder auch von externer Seite notwendig werden. Geänderte Mehrwertsteuersätze, Änderungen in der Dokumentationspflicht oder neue gesetzliche Regelungen beim Export von Waren und Dienstleistungen erfordern möglicherweise ein Update des bestehenden ERP-Systems.

Mit ERPNext als Basis für CoreBiz Works hat die LIS-Gruppe ein funktionales ERP, welches solchen Herausforderungen gewachsen ist. Anpassungen können auf Grund der freien Lizenz problemlos programmiert und eingeführt werden. Flexibilität in der Zukunft in allen Bereichen ist hier das Zauberwort – und hier kommt die LIS-Gruppe ins Spiel. Bei weitergehenden Fragen zu CoreBiz Works steht unser Vertrieb gerne zur Verfügung.

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