Firmenbrief

19.10.2010

CoreBiz im Einsatz: Client Upgrade im IKKF



Das Institut für Klinisch-Kardiovaskuläre Forschung GmbH (IKKF) ist ein medizinisches Auftragsforschungsinstitut, das im gesamten Europäischen Raum große Forschungsprojekte für Pharmaunternehmen und Medizintechnik-Hersteller betreut. Die wissenschaftlichen Projekte werden meist in mehreren Dutzend bis mehreren Hundert Krankenhäusern und Arztpraxen oft über mehrere Jahre lang durchgeführt. Dabei ist das detaillierte Management der sehr umfangreichen und komplizierten Projektabläufe ebenso essentiell wie die genaue und sichere Handhabung der Millionen von Datenpunkten, die über einen so langen Zeitverlauf über Hunderte bis Tausende von Patienten von vielen beteiligten Ärzten erfasst werden. Das IKKF benutzt zur Datenerfassung und Verarbeitung eine Internet-basierte Spezialsoftware, die zusammen mit einem Münchner Software-Vendor entwickelt wurde. Alle Management- und Datenverarbeitungsprozesse unterliegen umfangreichen nationalen und internationalen Normen und Gesetzen, die ein sehr hohes Maß an Prozessqualität verlangen. Regelmäßige Auditierungen und behördliche Inspektionen sowie die Zertifizierung nach ISO 9001:2009 sichern die erforderlichen Standards. Das IKKF beschäftigt am Standort München etwa 70 Mitarbeiter.

Das Institut für klinisch kardiovaskuläre Forschung GmbH (IKKF) in München setzt bereits seit einigen Jahren erfolgreich das linux-basierte CoreBiz Portfolio der LIS AG, auf Servern ebenso wie auf Clients ein. Wegen des anhaltenden Unternehmenswachstums und spezieller neuer Aufgabenbereiche sind die Anforderungen an die CoreBiz IT-Infrastruktur stark gestiegen. Dies spiegelt sich nicht nur in der Serverlandschaft mit Themen wie Ausfallsicherheit, Hochverfügbarkeit, Terminalserver oder Virtualisierung, sondern vor allem auf den stationären und mobilen CoreBiz Clients wider. Mit dem Upgrade auf die neue CoreBiz Client Version sollte die Unterstützung neuer Hardware-Plattformen wie Notebooks gewährleistet sein. Zudem können so aktuelle Versionen zahlreicher Anwendungen wie OpenOffice, Firefox, Eclipse, etc. eingespielt werden.

Der CoreBiz Client basiert auf der Linux-Distribution Ubuntu und wird von der LIS AG in einer vorkonfigurierten Version geliefert. Diese beinhaltet definierte Standardapplikationen wie OpenOffice, Firefox, KDE Kontact, etc. und einige zusätzliche Softwarepakete sowie Einstellungen für die Integration in die CoreBiz Architektur. Alle CoreBiz Fat- und Mobile Clients lassen sich zentral über die CoreBiz Management Console (CMC) auf dem zentralen CoreBiz Base Server administrieren. Damit stehen Funktionen zur Verfügung wie eine profilgesteuerte Client-Installation, eine automatisierte Hardware-Inventarisierung, automatisierte Updates, und mehr.

Über individuell erstellte Custom-Pakete pflegen die LIS-Techniker alle kundenspezifischen Einstellungen und Applikationen auf dem CoreBiz Client. Hiermit stellen sie sicher, dass jeder neu installierte oder aktualisierte Client mit den für das jeweilige Unternehmen definierte Setting ausgeliefert wird. Zur Definition der individuellen Kundenumgebung dient ein CoreBiz Client in der Standardkonfiguration. Hier legt die IKKF alle Einstellungen (E-Mail-Vorlagen, Farben für gemeinsame Kalender, Lesezeichen, Desktop-Symbole und Hintergrund, Menüeinträge und Anordnung, OpenOffice-Einstellungen, etc.) fest, die unternehmensweit für alle Mitarbeiter gelten. Diese Konfiguration wird im Anschluss in ein Custom-Paket migriert, den Kundenvorgaben angepasst und von der LIS AG fortlaufend gepflegt.

Im Vorfeld an das CoreBiz Client Update beim IKKF wurden neue Anforderungen (z. B. eine OpenOffice Base Version für Datenbankabfragen) evaluiert und bekannte Fehler z. B. aus dem Groupware Client KDE Kontact in einer Entwicklungsumgebung in Zusammenarbeit mit den Entwicklern der Intevation GmbH getestet und behoben. Gemeinsam mit dem IKKF definierten die Entwickler eine Pilotgruppe, in der jeweils Mitarbeiter aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen integriert waren. So ist sichergestellt, dass der neue CoreBiz Client alle Anforderungen erfüllt . Außerdem können die Techniker so auf mögliche Fehler bzw. Änderungen rechtzeitig und flexibel reagieren.

In der ersten Phase des Projektes wurden alle mobilen Arbeitsplätze mit CoreBiz Mobile Client in einer Pilotgruppe getestet. Während der Testphase standen entsprechende Ersatzgeräte in der alten Konfiguration als Notfalllösung bereit. Die Rückmeldungen der Anwender sammelte der IT-Leiter vor Ort in sog. Tickets. Anschließend setzten die Entwickler der LIS AG die hierbei gesammelten Anforderungen um. Die CoreBiz Mobile Clients sind so konfiguriert, dass automatisierte Updates nur innerhalb des IKKF-Netzwerkes eingespielt werden. Die Netzwerkschnittstelle der Systeme erkennt dabei die Anbindung (internes Netzwerk, DSL Anbindung über VPN oder z. B. UMTS) an das Unternehmensnetzwerk. Mit diesem Verfahren soll sichergestellt werden, dass bei einer externen Anbindung mit geringer Datentransferrate, beispielsweise über UMTS, keine größeren Updates gefahren werden. Die CoreBiz Mobile Clients wurden zu mehreren definierten Terminen beim IKKF aktualisiert und dann an die Nutzer übergeben. Der Service der LIS AG stand den Mitarbeitern im Anschluss an das Update zur Seite. Eine kurze Schulung und Einweisung fand durch die Pilotgruppe intern beim IKKF statt.

In der zweiten Projektphase wurden alle stationären CoreBiz Clients im IKKF aktualisiert. Auch hier half eine Pilotgruppe mit Anwendern aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen im Vorfeld. Mit dem neuen CoreBiz Client auf einer separaten Festplatte war sichergestellt, dass während der Testphase jederzeit auf das alte System gewechselt werden konnte. Nach Freigabe durch die Pilotgruppe stand dem Upgrade der so genannten Fat Clients nichts mehr im Wege. Die meisten zusätzlichen Anpassungen und Fehlerbehebungen wurden bereits in Phase 1 realisiert. Auf Grund eines interenen Audits im IKKF stand der Termin für die Umsetzung des Client-Upgrades fest, der seitens der LIS AG einzuhalten war. Da sich die Pilotphase auf Grund weiterer Anpassungen verzögert hat, konnte der Umsetzungstermin am Wochenende nicht eingehalten werden. Bezüglich des gesetzten Audits im IKKF war nur noch ein Upgrade der stationären Systeme unter der Woche möglich.

Das Projektteam der LIS AG hat für diesen Fall eine spezielle Update-Strategie entwickelt und in einer im Vorfeld durchgeführten Risikoanalyse alle potentielle Risiken mit Gegenmaßnahmen berücksichtigt. Somit konnte das gesamte Update aller CoreBiz FatClients von Dienstag 18:00 Uhr bis zum Mittwoch Morgen durchgeführt werden. Die Mitarbeiter des IKKF konnten am nächsten Arbeitstag bereits mit den neuen Systemen arbeiten. Die nächsten Tage standen Service Mitarbeiter der LIS vor Ort zu Verfügung, um den Anwendern bei Fragen oder eventuellen Problemen zeitnah zur Seite zu stehen.