Das versehentliche Löschen von Dateien ist für jedes Unternehmen ein alltägliches Problem. Bei lokalen Systemen und Netzlaufwerken haben sich in den letzten Jahrzehnten verlässliche Backup-Ansätze etabliert. Inzwischen werden aber oft Cloud-Speicher als eine vermeintlich sichere Datenablage gesehen und einen solchen stellt auch Microsoft 365, ehemals Office 365, seinen Nutzern zur Verfügung. Entgegen der Erwartungen vieler User ersetzt diese Cloud aber keinesfalls die Notwendigkeit von Backup-Systemen.
Microsoft selbst bietet für ihre Office-Pakete von Haus aus keine Daten-Backup-Funktion, lediglich werden gelöschte Dateien und Mails zunächst in den entsprechenden Papierkorb verschoben. Dieser wird jedoch normalerweise bereits nach kurzer Zeit automatisch geleert und bietet sowieso kein echtes Backup. Bei dem von Microsoft beworbenen Backup handelt es sich lediglich um eine Sicherung auf Infrastrukturebene. Das heißt, im Falle von Datencenterausfall, oder Applikationsfehlern von Seiten Microsofts, garantieren die Amerikaner für Wiederherstellung der vorgenommenen Einstellungen und Daten. Dies löst aber nicht die sehr viel wahrscheinlicheren Probleme, die vom Client oder Benutzer ausgehen.
Verantwortung bleibt beim eigenen Unternehmen
Sollte eine Dateiwiederherstellung aufgrund von versehentlichem Löschen, Virenbefall, Hardwareproblemen oder anderweitigen inneren Bedrohungen nötig sein, liegt die Verantwortung für das Sichern von E-Mails und Dokumenten immer noch beim eigenen Unternehmen. Deswegen ist es für Firmen essentiell, in kompatible Backup-Systeme zu investieren. Hierfür liefert der Markt eine Vielzahl an Lösungen, die diese Lücke schließen wollen.
Für mittelständische Unternehmen bieten sich zum Beispiel die Subscription-Dienste Veeam und SEP Sesam an. Mit beiden Diensten wird DSGVO-konform eine automatische Sicherungskopie der Microsoft-365-Cloud auf die Backup-Cloud des Anbieters hinterlegt. Veeam bietet ihren Kunden außerdem die Wahl, ihre Daten „on premise“ zu sichern. Dies bringt jedoch erhöhte Kosten mit sich, da der Kunde seine eigene Hardware anzuschaffen hat.
In Veeams und SEP Sesams Clouds können die gespeicherten Sicherheitskopien – innerhalb des Subscription-Zeitraums – endlos gelagert werden. Neben Backup für Mirosoft 365 bieten beide Dienste zusätzlich Backup und Recovery auf Dateiebene in Windows und Linux-Systemen, um auch lokal abgelegte Client-Daten zu sichern, sowie Datendeduplizierung für geringeren Verbrauch von Speicherplatz im entstandenen Backup. Veeams Alleinstellungsmerkmal ist hier die hervorragende Anbindung für VMware, während SEP Sesam eine hohe Kompatibilität zu einem breiten Feld an Datenbanken zu bieten hat.
Elegante Lösung
Das Problem des möglichen Datenverlusts unter Microsoft 365 kann über diese Dienste elegant umgangen werden – eine Gefahr, der sich die meisten Nutzer dank missverständlichem Marketing gar nicht bewusst sind. Diese Backup-Lösungen müssen dann auch zusätzlich in der Kostenkalkulation berücksichtigen werden. Unwiederbringlich gelöschte Dateien können ein Unternehmen aber deutlich teurer zu stehen kommen.