Firmenbrief

17.11.2009

Buch- oder Dokumentationsgestaltung mit OpenOffice Writer



OpenOffice ist auch bei großen Dokumenten eine feine Sache. Ganz einfach erstellt man Inhaltsverzeichnisse und Indizes, navigiert mit dem Navigator (F5) durch das Dokument und muss sich auch keine Sorgen machen, wenn mal was schief geht: Die Undo- bzw. Rückgängig-Funktion (Strg-Z) macht auch große Änderungen im Nu wieder rückgängig.

Trotzdem ist es unpraktisch, solche Dokumente in einer einzigen Datei zu halten: Sie speichert langsam und ist unhandlich zu transportieren, beispielsweise per Stick. Das Aktualisieren von dynamischen Inhalten wie Feldern und Verzeichnissen dauert immer länger und das Positionieren von Grafiken und Bildern führt im ungünstigen Fall zum automatischen Neuumbruch des ganzen Dokuments und langwieriger manueller Korrektur.

Wie schön wäre es doch, wenn man das Dokument einfach in handliche "Einzelhappen" aufteilen könnte, die man bequem und schnell bearbeiten kann. Dann aber muss man dauernd die Seiten- und Kapitelnummerierungen zwischen den Einzelteilen abgleichen und Inhaltsverzeichnisse und Indices manuell pflegen. Das gerät schnell zum anstrengenden "Datei-Hopping".

Die Lösung all der genannten Probleme heißt "Globaldokument". OpenOffice erlaubt es, mehrere Dokumente in einem Dokument zusammenzuschließen. Genau genommen sollte das Globaldokument nur die Titelseite, das Inhalts- und die anderen Verzeichnisse enthalten. Alle andere Dokumente werden lediglich referenziert. OpenOffice kümmert sich dann um die Seitennummerierung ebenso wie um die richtigen Kapitelnummern und erstellt alle Verzeichnisse dokumentübergreifend.

Damit die referenzierten Dokumente auch alle gleich aussehen ist zunächst darauf zu achten, dass eine gemeinsame Dokumentvorlage verwendet wird, die sämtliche Formate für Seiten, Absätze und Zeichen enthält, die im Dokument verwendet werden. Besonders auffällig und ärgerlich sind unterschiedliche Schrifttypen bei Überschriften sowie Kopf- und Fußzeilen. Zudem müssen die Ausrichtungen der rechten und linken Seiten entsprechend eingestellt werden, wenn das gesamte Dokument einen Binderand in der Mitte haben soll. Zu beachten ist ferner, dass im Globaldokument die eingebundenen Dokumente als Bereiche eingefügt werden. Bereiche enden immer mit einem Zeilenumbruch, das Zusammenfügen ganzer Absätze ohne Zeilenumbruch aus unterschiedlichen Dokumenten gelingt so also nicht. Oft ist es auch eher so, dass man eingebundene Dokumente an Seitengrenzen beginnen lassen will. Dies erreicht man zum Beispiel, indem man der Überschriftenvorlage, mit der ein solches Dokument beginnt, das Attribut "Format-Absatz-Textfluss-Umbrüche-Einfügen" mit dem Typ "Seite" und der Position "Davor" zuweist.

Alle Einstellungen für die Formate erzeugt man am besten in einem neuen Textdokument über die Formatvorlagenansicht (F11), in der man bequem alle Vorlagen für Zeichen, Absätze, Seiten und Rahmen anpassen kann. Sind diese Vorarbeiten gemacht, dann wird das Globaldokument mit "Datei-Senden-Globaldokument erzeugen" erstellt. Auf diese Weise wird aus dem gerade erstellten neuen Dokument mit den ganzen Einstellungen ein Globaldokument. Nun gibt es zwei Möglichkeiten fortzufahren: Entweder fügt man ein existierendes Dokument ein oder man erzeugt ein neues Dokument, das in das Globaldokument eingefügt wird. Beides geschieht am leichtesten über den Navigator (F5), in dem man mit der rechten Maustaste auf den bisher einzigen Eintrag "Text" geht und dort "Einfügen-Datei" oder "Einfügen-Neues Dokument" wählt.

Im Navigator kann man die Reihenfolge der einzelnen Dokumente einfach mit der Maustaste durch verschieben ändern. Ein Dokument wird durch Doppelklick im Navigator in einem extra Fenster zum Bearbeiten geöffnet. Direkt im Globaldokument kann man nämlich nur die Elemente direkt verändern, die in diesem geschrieben wurden, also zum Beispiel ein Titelblatt oder ein Verzeichnis. Um dynamische Elemente wie Verzeichnisse und Indices im Globaldokument zu aktualisieren wählt man "Extras-Aktualisieren-Alles aktualisieren".