Firmenbrief

20.10.2009

Getting Things Done - am besten mit CoreBiz Groupware (Teil 2)



Nach einer Bestandsaufnahme der Herausforderungen im Management der persönlichen Organisation geht es in diesem zweiten Beitrag um das Verstehen der Philosophie von „Getting Things done" und wie man diese umsetzen kann. Insofern bietet der vorliegende Artikel eine kurze Übersicht über die Methode, kann aber die Lektüre des Buches von David Allen nicht ersetzen.

 


Aus der Gehirnforschung weiß man, dass „lose Enden" - also unerledigte Aufgaben - die Gehirnkapazitäten belasten, selbst wenn diese noch gar nicht fällig sind. Unser Gehirn ist sozusagen schlecht darin, Dinge unbehelligt auf einer Warteliste reifen zu lassen. Stattdessen stößt es durch irgendwelche Assoziationen ständig auf eines der unerledigten Themen und beschäftigt sich damit. Wenn es viele lose Enden gibt (und das ist der Standardfall bei Kopfarbeitern), dann gibt es viele solcher Ablenkungen und wir entwickeln schnell das Gefühl, dass „alles zu viel" und außer Kontrolle ist. Der Ansatz von GTD ist nun, konsequent ALLES zu erfassen und in vordefinierte Schubladen eines Organisationssystems zu stecken. Durch die Ablage in einem verlässlichen Organisationssystems mit entsprechenden Wiedervorlagen kann sich das Gehirn auf die aktuell zu bearbeitenden Themen konzentrieren und wird nicht abgelenkt.


Zur Kurzeinführung in die Methode sei nochmals auf die Beschreibung in http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done verwiesen, um unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Das Organisationssystem heißt in unserem Falle Kontact und ist der Groupware-Client von CoreBiz Groupware. GTD wird in Kontact mit Hilfe der Module „Aufgaben", „Kalender" und „E-Mail" umgesetzt.

Eingangskorb:

Alle Ideen, Probleme, Projekte und Aufgaben - egal ob beruflicher oder privater Natur - werden in diesem Schritt in einer Art Eingangskorb schriftlich erfasst.

Hierzu legen wir in Kontact im Modul „Aufgaben" eine neue Aufgabe mit dem Titel *** Eingang *** an. Die Sternchen sind nicht verpflichtend, allerdings sollte man eine Art der Auszeichnung anwenden, aus der sofort klar wird, dass dies der GTD Eingangsordner ist. Wir treffen beim Anlegen des Eingangsordners keine weiteren Festlegungen mehr.

ALLE in der Folge zu erfassenden Themen werden als „Unteraufgabe" zu *** Eingang *** erfasst. Am schnellsten geht das durch Klick mit der rechten Maustaste auf *** Eingang *** und Auswählen von „Neue Unteraufgabe". Man braucht sich noch keine Gedanken über Zeiten und Priorisierung machen, ebensowenig darüber, ob ein erfasstes Thema zur Erledigung erst noch auf Aufgaben heruntergebrochen werden muss. Diese Detaillierung erfolgt in einem späteren Schritt.

Das Pendant im wirklichen Leben ist eine farbige Sammelmappe/Eckspannmappe mit der Aufschrift „*** Eingang ***". In diese Sammelmappe kommen alle nur im Papierformat vorliegenden Fälle (z. B. Prospekte, Briefe, Notizen), allerdings sollten diese einzeln auch als Eintrag im Kontact Eingangskorb erfasst werden.

Eine wichtige Frage bei der Einführung von GTD ist, wie mit eingehenden Mails zu verfahren ist. Hier sollte man die Mail-Inbox als Teil des Eingangskorbs betrachten. Für Leute, die alle Mails in der Inbox belassen, gibt es keine Lösung. Allerdings ist dies meiner Meinung nach auch kein sinnvoller Ansatz aus Sicht von GTD.

Für die Umstellung auf GTD brauchen wir nun noch folgende Körbe/Ordner:
*** Nächste Schritte ***

Dieser Korb enthält jene Aufgaben, die wir als nächstes angehen. David Allen schlägt die Anlage von Unterordnern „Telefon", „Büro" und „Zuhause" vor, damit man die Aufgaben schneller für den jeweiligen Kontext findet.

Kontact erlaubt das Verschieben von Aufgaben zwischen Ordnern per Drag & Drop, so dass es einfach ist, Aufgaben aus Projekten oder aus dem Eingangskorb in "*** Nächste Schritte ***" zu verschieben.

Bei GTD werden Aufgaben typischerweise nicht mit einem Zeitpunkt versehen, sondern werden zur Erledigung einem Tag zugeordnet (Kalenderdatei). Kontact unterstützt dies sehr schön und zeigt die einem Tag zugeordneten Aufgaben in einem Aufgabenbereich oberhalb des Kalenders.

Weitere Körbe, deren Verwendungszweck bei Beschäftigung mit der Methode klar ist, werden angelegt als „Warten auf", „Referenzmaterial" und „Vielleicht-irgendwann".

Projekte:

Projekte sind in GTD ein wichtiges Thema, denn alles, wofür mehr als eine Tätigkeit/Aufgabe erforderlich ist, wird als Projekt betrachtet. In Kontact legt man hierzu auf oberster Hierarchiestufe (wie „Nächste Schritte" „Warten auf" etc.) einen Korb (=Aufgabe) *** Projekte *** an. Für diesen Korb sollte man auch eine Kategorie „Projekte" anlegen, die man mit einem Farbcode versieht.

Alle nach GTD Definition als Projekte zu definierenden Themen werden - analog zu „Eingang" - als Unteraufgaben angelegt. Die Kategorie und der Farbcode werden hierbei vererbt, so dass alle Projekte automatisch die Kategorie "Projekte" und die vordefinierte Farbe erhalten. Für jedes Projekt sollten Sie einen eindeutigen Namen vergeben, z. B. „Projekt 20091020: Beschaffung neuer Firmenwagen". Perfektionisten legen jeden Projektnamen als Kategorie an und ordnen diese dem Projekt zu. Warum dies durchaus Sinn macht, wird später noch deutlich.

Das Projekt wird detalliert, und es entstehen beispielsweise vier Unteraufgaben

  • Angebote einholen
  • Entscheidung treffen
  • Interims-Fahrzeug klären
  • Bestellen Neufahrzeug

Alle Kategorien von „Projekt 20091020: Beschaffung neuer Firmenwagen" werden an die Unteraufgaben vererbt.
Diese werden im weiteren Verlauf per Drag & Drop in den Korb „Nächste Schritte" gezogen. Dabei werden die Kategorien und auch die Farbcodes mitgenommen. Wenn Sie nun den Projektnamen nicht als Kategorie hinterlegt haben, wissen Sie zwar, das „Angebote einholen" Teilaufgabe eines Projekts ist, aber es ist nicht erkennbar, zu welchem die Aufgabe gehört.

Kalenderdatei:

GTD beinhaltet auch den Vorschlag, eine Art Kalenderdatei zu führen, in der Aufgaben vorab einem bestimmten Zeitraum zugeordnet werden können. So könnte man sich beispielsweise vornehmen, „im Januar" den Sommerurlaub auszusuchen und zu buchen. Hierzu wird - analog zu „Projekte" ein Korb *** Kalenderdatei *** angelegt mit den Monaten Januar bis Dezember als Unterteilung. So lassen sich monatsweise Aufgaben abstellen, die erst später relevant werden, aber nicht vergessen werden sollen.

Kontact bietet endlos viele Möglichkeiten, die Arbeitsweise von GTD unter Berücksichtigung persönlichen Präferenzen abzubilden, einige wichtige Features sind:

  • Mails zu Aufgaben: Mails können (rechte Maustaste) zu Aufgaben umdefiniert werden und sind ab dann Teil des beschriebenen GTD-Workflow.
  • Aufgaben können als gelöscht markiert werden, sind aber noch sichtbar. Das lässt sich beispielsweise in Projekten nutzen, um alle Aufgaben anzuzeigen, auch wenn einige schon erledigt sind.
  • Gibt es für bestimmte Körbe, beispielsweise für Referenzmaterial, Unterlagen nur in Papierform, so kann man unterhalb des Titels (im Feld „Ort") noch einen Verweis auf die Papierablage eintragen, z. B. „Hängeregister Steuerbelege".
  • Zur einfacheren Korrelation zwischen IT-Organisation und Papierablage sollte man auf gleiche Farbcodes und Nutzung identischer Projektbezeichnungen achten.
  • Die Darstellung der einzelnen Körbe (Aufgaben/Unteraufgaben) lässt sich durch Ausblenden von unbenötigten Spalten gut anpassen


Alle in diesem Artikel genannten Funktionen lassen sich im Kontact Client lokal nutzen, entfalten ihre Vorteile jedoch vor allem im Zusammenspiel mit einem CoreBiz Groupwareserver. Hier gibt es viele zusätzliche Optionen, beispielsweise die Möglichkeit, Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, trotzdem aber die Kontrolle zu behalten.