Firmenbrief

18.08.2009

Getting Things Done - am besten mit CoreBiz Groupware (Teil 1)



Viele Menschen sehnen sich nach einer Organisationstrategie für das tägliche Chaos in Beruf und Privatleben. „Alles im Griff haben" ist der Wunsch, wenn Stapel von Papieren, ein voller Eingangskorb oder ein riesiger Mailordner INBOX nahezu unüberschaubar werden. Glücklich, wer sich hier nicht angesprochen fühlt und keiner Verbesserungvorschläge bedarf.

Für die meisten ist eine bessere persönliche Organisation im privaten und beruflichen Bereich jedoch ein Thema, wie das große Angebot an Ratgebern und Seminaren zum Thema Zeit­manage­ment und Zeitplanoptimierung beweist, und stets neu überarbeitet werden die technischen Helfer wie PDAs und Smartphones.

Mehr als zwanzig Jahre persönliche Erfahrung hat der Autor dieses Beitrags in seinem persönlichen Kampf um die optimale Organisation gesammelt. Angefangen von papiergestützten Organizern wie „Time-Manager" und „Time-System" über Software wie Outlook und diverse Mailsysteme, ergänzt mit elektronischen Helfern wie den Psion, kamen auch Smartphones als Hilfsmittel zum Einsatz. Trotz aller technischer Fortschritte fehlte lange Zeit ein generisches, übergreifendes Organisationskonzept, das die verschiedenen Aspekte und Arbeitsabläufe zusammenbrachte.

Tatsächlich haben sich die Anforderungen im Berufsleben erheblich gewandelt. Ein neuer Arbeitstypus ist entstanden, vom Management-Experten Peter Drucker als Knowledge-Worker bezeichnet, nur unzureichend übersetzt mit „Kopfarbeiter": Sie sind vor allem mit ihrem Kopf produktiv und erzeugen Mehrwert durch Ideen, Konzepte, Pläne, Meetings usw.

Daraus resultieren einige Problembereiche:
  • nahezu permanent konkurrierende Tätigkeiten, die um zu geringe zeitliche (und mentale) Ressourcen im Wettbewerb stehen. Zwangsläufig ist eine fortlaufende Priorisierung und Selektion nötig.
  • Anforderungen ändern sich ständig und erfordern permanente Anpassung der Arbeitsweise
  • die Breite der Anforderungen ist gewachsen. Viele Kopfarbeiter sind heute zusätzlich für Dinge zuständig, die früher von dedizierten Stellen erledigt wurden.
  • viele Aufgaben sind schwierig zu begrenzen. Wann ist für einen Kopfarbeiter die Aufgabe fertig:
    - ist die Präsentation klar genug?
    - ist der Businessplan durchdacht genug?
    - sind die Vorteile im Kundenangebot überzeugend
    genug dargelegt, um zu gewinnen?
    - ist die Vorbereitung für das Personalgespräch perfekt?

    Abhängig vom individuellen Anspruch entsteht schnell das Gefühl, dass die Aufgabe noch zu einem besseren Abschluss geführt werden könnte. Dies hat zur Folge, dass das Thema mental auf der Liste bleibt.
Die oben beschriebenen Anforderungen sind mit den meisten Organisationsansätzen nicht adressiert; viele Organisationsstrategien führen daher in der Umsetzung im Alltag letztlich zu Frustration.

Ein umfassenderes Konzept bietet das Buch mit dem Titel „Getting Things Done" von David Allen aus dem Jahr 2002, Titel der deutschen Übersetzung: „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag". Der Autor beschreibt nicht nur einleuchtende Arbeitsabläufe, sondern er berücksichtigt auch mentale Hemmnisse/Hürden, die nicht selten einer „logisch strukturierten Abarbeitung entgegenstehen. Insofern reicht es nicht, die Mechanik seiner Methode verstanden zu haben, sondern man sollte das Buch gelesen haben.

Mittlerweile hat „Getting Things Done" (oder GTD) für viele Religionscharakter. Es gibt Blogs, Foren und viel Sekundärliteratur zu diesem Thema. Daneben finden sich durch Internet-Recherche mit den Schlüsselwörtern „GTD" oder „Getting things done" eine Vielzahl von Links zum Thema. Ein guter Einstieg ist vielleicht

http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Hat man David Allens Prinzipien verstanden (und glaubt man an sie), dann geht es im nächsten Schritt um die Einführung. Die Methode schreibt für die Art der Umsetzung keine bestimmte Technologie vor: Theoretisch ist alles möglich, von Papier und Bleistift bis zu hoch integrierten Software-Anwendungen. Zudem ist ein hoher Grad an Flexibilität zur Anpassung der Methode an Besonderheiten der eigenen Umgebung „eingebaut".

Für den Einsatz im Unternehmen bietet GTD erfolgversprechende Lösungsansätze. Exemplarisch für die Anforderungen des Alltags ist ein Arbeitsplatz in der LIS:

  • ca. 120 EMails pro Tag, davon rund 20 Prozent mit Folgearbeiten, während der Rest teilweise relevante, aufhebenswerte Informationen liefert.
  • viel konventionelle Briefpost (abnehmend)
  • viele Telefonate
  • Magazine und Zeitschriften mit teilweise interessanten Artikeln
  • einige regelmäße und viele kurzfristige Meetings
  • Termine mit Reisetätigkeit
  • Erstellen von Konzepten
  • Personalarbeit
  • häufige Anpassungen von Vorgehensweisen im Team aufgrund geänderter Randbedingungen
Aufgrund des Kommunikationsverhaltens in einem modernen Unternehmen mit viel elektronischer Kommunikation war vorab klar, dass eine softwaretechnische Lösung der erfolgversprechendste Ansatz ist. Es gibt zur Umsetzung von GTD einige interessante und schlaue Softwarelösungen, die jedoch meist ein Manko haben: sie sind nicht integriert in die normalen Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Was hilft es beispielsweise, wenn mit der speziellen GTD Software die eigene kleine Welt unter Kontrolle ist, aber nicht wahrgenommen wird, wenn ein Kollege in die firmenweite Groupware einen Termin einträgt? Wie können die eigenen Aufgaben geplant werden, wenn die Aufgaben als Mitglied eines Projektteams nicht in der GTD-Software angezeigt werden?

Kurzum: die Umsetzung von GTD muss im Rahmen einer Groupware erfolgen, nur dann ergibt sich das komplette Bild.

Im Open Source Bereich gibt es mit dem Groupware Client Kontact und CoreBiz Groupware eine hervorragende Möglichkeit, die GTD Methode im Kontext einer Groupware umzusetzen. Hierzu werden die in „Kontact" enthaltenen Funktionen

  • E-Mail
  • Kontakte
  • Kalender
  • Aufgaben
  • Notizen
  • Journal
genutzt und miteinander kombiniert eingesetzt.

Wir zeigen im nächsten Firmenbrief die schrittweise Konfiguration des Groupware Clients Kontact, so dass Sie mit GTD arbeiten können. Die Links und Literaturhinweise empfehlen wir als zusätzlich hilfreich.