Firmenbrief

20.04.2009

Filialanbindung bei mittelständischen Unternehmen. Teil 2: Der Businesscase



Im Linux-Firmenbrief 40/09 hatten wir über die zumeist typischen Anforderungen bei mittelständischen Unternehmen berichtet, die Filialen oder Heimarbeitsplätze an die zentrale IT anbinden wollen. Im heutigen Beitrag berichten wir über die konkrete Umsetzung.

In einem Kundenprojekt wurde die LIS AG beauftragt, ein Konzept für die Vernetzung der Niederlassungen zu erstellen. Dies war die Ausgangssituation:

  • Zentrale mit 120 Mitarbeitern
  • Acht Niederlassungen (davon fünf mit 10-30 Arbeitsplätzen, drei Heimarbeitsplätze bzw. mobile Office/Notebook)
  • Alle Arbeitsplatzrechner unter Windows XP, keine Migration auf Vista geplant

In den Niederlassungen werden nur generische Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern genutzt. Hier laufen Microsoft Office-Anwendungen und die freie Bürosoftware OpenOffice wegen der geplanten Migration zunächst parallel, zusätzlich Acrobat, Mozilla Thunderbird und ähnliche Anwendungen. In der Zentrale ist ein branchenspezifisches ERP-System installiert; aus den Niederlassungen wird hiervon vor allem das Modul zur Erfassung von Aufträgen genutzt. Daneben gibt es ein web-basiertes CRM System, in dem die Kundenbeziehungen (Kontakte, Termine, Ansprechpartner, Gespräche) dokumentiert werden. Künftig sollen die Mitarbeiter Angebote und Aufträge direkt im CRM System erfassen und von dort automatisch ins ERP-System übernommen werden.

Windows 2000 bzw. 2003 File-Server dienten zur Anmeldung und Datensicherung, sowohl in der Zentrale als auch in den Filialen. Die Benutzer wurden je Niederlassung lokal angelegt und verwaltet. Mit eingebauten Bandlaufwerken unterschiedlicher Größe wurden die Daten in der Niederlassung gesichert, teilweise auch durch angesteckte USB-Festplatten, die extern gelagert wurden. Ein verantwortlicher Mitarbeiter nahm diese mit nach Hause.

Einen automatischen Datenabgleich aus der Zentrale in die Niederlassung zum Update zentraler Vorlagen gab es nicht, vielmehr gaben die Mitarbeiter neue Vorlagen per Mail „nach Bedarf" in die Niederlassung weiter.

Die Umsetzung:

Auf neuer Hardware richtete die LIS AG in der Zentrale einen CoreBiz Base Server ein, der eine Ausstattung mit bis zu 12 SATA Festplatten mit RAID6 (brutto max. 12 TB) unterstützt. Um die bisher mit Active Directory gepflegten Benutzer aus den einzelnen Filialen übernehmen zu können, installierten die Techniker als Option zu CoreBiz Base den Active Directory Connector. Die bisher auf dem Windows Server abgelegten Daten wurden in eine überarbeitete Ablagestruktur auf den CB Base Server übernommen.

Auch in den Niederlassungen stehen nun CoreBiz Base Server, die sich über die Option „Spiegelserver" in beiden Richtungen mit dem Zentralserver synchronisieren. Automatisch synchronisiert wird in einem 15-Minuten-Zyklus. Besonders effizient und bandbreitenschonend: Die Daten werden nicht komplett übertragen, sondern nur die Änderungen.

Bei den Daten der Niederlassungen kommt das Prinzip der zentralen Datensicherung zum Tragen. Täglich ab 22:00 Uhr werden alle Daten ein weiteres Mal in die Zentrale gespiegelt, so dass sie dort zentral auf Band gezogen werden können. In einer nächsten Phase soll die Datensicherung mit einem CoreBiz Backup Server automatisiert werden. CoreBiz Backup kann Daten aus unterschiedlichen Quellen (Server und Clients) unkomprimiert mit dem Platzbedarf eines inkrementellen Backups sichern, was die Zahl der möglichen Backupläufe enorm erhöht.

Definierte Benutzerdaten werden per LDAP-Replikation auf dem zentralen CoreBiz Base Server automatisch in die Niederlassung übernommen. Damit konnte dem Wunsch entsprochen werden, dass sich jeder Mitarbeiter in jeder Niederlassung mit seinem eigenen Passwort und Profil anmelden kann und die Verwaltung sowie Administration zentralisiert wird.

Damit die Niederlassungen auf das zentrale Windows-ERP-System zugreifen können, wurde dieses auf einen CoreBiz Terminalserver (SBC) installiert. Mittels NX-Protokoll greifen die Clients nun direkt auf das ERP System zu. Auch die Heimarbeitsplätze und die Notebooks haben NX-Clients, so dass auch von dort - verschlüsselt - der Zugriff auf Daten und Applikationen möglich ist. Im Vergleich zu der ursprünglich angedachten Citrix-Lösung ergaben sich Einsparungen von mehr als achtzig Prozent.

Nach den bisherigen Erfahrungen ist das Projekt erfolgreich verlaufen. Alle Projektziele wurden erreicht.

In einem Nachfolgeprojekt soll das bestehende CRM-System durch CoreBiz CRM abgelöst werden. CoreBiz CRM basiert auf SugarCRM und wird von der LIS AG stetig weiterentwickelt und mit zusätzlichen Modulen ergänzt. Im folgenden Kundenprojekt soll CoreBiz CRM an das bestehende ERP-System angebunden werden. Über die Module Angebots- und Auftragserstellung, Produkte und Preislisten sollen die Abläufe im Vertrieb und der Auftragsabwicklung vereinfacht werden. Das Modul Help-Desk soll die zentrale IT bei der Betreuung der Niederlassungen unterstützen.

Zu unseren Produkten aus der CoreBiz-Reihe lesen Sie mehr auf unserer Homepage unter "Produkte".