Firmenbrief

20.04.2009

CoreBiz beim Veranstaltungsanbieter Mice AG, Teil 1



In einem Migrationsprojekt bei der MICE AG blickte die LIS AG im größten Veranstaltungskonzern Deutschlands hinter die Kulissen. MICE steht für die Geschäftsbereiche Meeting, Incentive, Congress und Event. Der Full-Service-Anbieter für die Beschaffung und Vermarktung von MICE -Lösungen entstand 2008 aus einem Zusammenschluss von vier führenden Unternehmen der Veranstaltungsbranche (UVT - The Meeting Professionals, KSM Kurt Schüller Medien, STB Seminar- und Tagungsbörse und Technology for Events). Im Zuge der Fusion verlagerte sich der Hauptsitz mit ca. 120 Mitarbeitern von Bad Kreuznach nach Berlin. Auch das Leistungsspektrum der MICE AG erweiterte sich entsprechend. Neben innovativen Such- und Buchungstools, Teilnehmermanagement-Lösungen und Einkaufsmanagement-Optimierungen für Veranstaltungsplaner bietet sie für Anbieter verschiedene Plattformen der zielgerichteten Präsentation sowie webbasierte Lösungen für Inhouse-Prozesse. Daraus ergaben sich neue Anforderungen an die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Als interner IT-Dienstleister ist die Technology for Events GmbH (T4E GmbH) mit dieser Aufgabe betraut. Zugleich steht T4E als Anbieter für webbasierte Technologielösungen rund um das Veranstaltungsmanagement und Group Business. Bereits im Vorfeld der Unternehmensfusion und der geplanten Verlagerung des Firmensitzes nach Berlin begannen die Gespräche zwischen der T4E GmbH und der LIS AG.

In einem ersten Termin vor Ort gewann die LIS AG einen Überblick über die aktuelle IT-Infrastruktur und analysierte gemeinsam mit dem System- und Netzwerkadministrator die detaillierten Anforderungen. Dabei wurden wichtige Schwerpunkte für die anschließende Konzeption festgelegt.

Folgende Kriterien galten bei der Planung als priorisiert:

  • die gewachsene IT-Infrastruktur konsolidieren
  • veraltete Systeme ablösen
  • zentrale Administration des Firmenstandortes Berlin in Bad Kreuznach
  • Ausfall- und Datensicherheit
  • geringe Ausfallzeiten bei der Migration
  • keine Beeinträchtigung der Abläufe im Tagesgeschäft

Weil die Verlagerung des Standorts nach Berlin kurz bevor stand, erarbeitete die LIS AG ein mehrstufiges Konzept mit Rücksicht auf das sehr enge Zeitfenster. Somit wurden der planmäßige Umzug und die Inbetriebnahme der IT in Berlin gewährleistet und bestehende Systeme konnten anschließend abgelöst oder zentralisiert werden.

Ursprünglich sah das Konzept der T4E GmbH eine Auslagerung der IT-Infrastruktur in ein externes Rechenzentrum und den Einsatz eines Microsoft Windows Terminal- und Exchange-Servers vor. Mit den Erfahrungen aus über 350 Migrationsprojekten überzeugte die LIS AG die Entscheider der MICE AG von einer Migration zu CoreBiz auf der Basis von Open Source Software. Hiermit können die IT-Systeme zentral verwaltet und Dienste standortübergreifend administriert werden.

Durch die CoreBiz Lösung ergaben sich folgende Vorteile für die MICE AG:

  • Einsparung von Kosten durch den Einsatz von CoreBiz (keine Client Access Lizenzen)
  • kein Risiko bei der Migration auf Open Source bzw. Linux mit CoreBiz durch die LIS AG
  • Unterstützung von der Planung über die Realisierung bis hin zur anschließenden Betreuung durch die LIS AG
  • keine hohen monatlichen Kosten durch Auslagerung der IT in ein Rechenzentrum (Hosting und Service/Support)
  • keine hohen Kosten durch notwendige hochperformante und redundante Anbindung des Standortes Berlin an ein Rechenzentrum
  • zusätzlich zeitnaher Vor-Ort-Service durch die Niederlassung LIS AG Berlin Unterstützung der internen IT aus Bad Kreuznach
  • durch den Einsatz von CoreBiz integrierte und zentral administrierte Lösung

Im nächsten Firmenbrief berichten wir in einem zweiten Teil über die Migration der bestehenden IT-Infrastruktur der MICE AG in den einzelnen Phasen.