Firmenbrief

16.03.2009

Filialanbindung beim Mittelständler, Teil 1: Typische Anforderungen


Mittelständische Unternehmen sind häufig als Filialbetriebe konzipiert, die eng zusammenarbeiten. Die LIS AG als Spezialdienstleister für den Mittelstand bietet CoreBiz-Lösungen, die speziell auf diese Anforderungen ausgerichtet sind. Nach unseren Erfahrungen stellen sich bei der Anbindung von Zweigstellen / Niederlassungen an die zentrale EDV im praktischen Einsatz typische Anforderungen:

1. Datenabgleich zwischen Zentrale und Niederlassungen
Der Datenabgleich soll üblicherweise in beide Richtungen funktionieren. Zum einen werden zentral erstellte Dokumente wie Vorlagen, Verträge, Formulare etc. in den Niederlassungen in ihrer aktuellsten Version benötigt, zum anderen sollen die Daten, die im operativen Geschäft in der Niederlassung entstehen, möglichst zeitnah in der Zentrale verfügbar sein. Neben Dokumenten, die mit einer Office-Software erstellt werden, können dies auch eingescannte Papiere wie Eingangsrechnungen sein. Technisch wird hier die Brücke zur digitalen Ablage geschlagen, organisatorisch zur zentralen Buchhaltung, die auf diese Weise die in der Niederlassung eingegangenen Rechnungen zeitnahe vorkontiert erhält und damit sofort verbuchen kann.

2. Sicherung der Daten aus der Niederlassung
In vielen Unternehmen sind die verteilt stehenden Server noch mit eigenen Bandlaufwerken ausgestattet, die jeweils nur den Datenbestand vor Ort sichern sollen. Eine zentrale Backup-Strategie ist damit nur mit rigiden organisatorischen Vorgaben durchsetzbar und wahrscheinlich auf Dauer nicht haltbar. Praktikabler ist es, wenn die Daten auf den zentralen Rechner kopiert werden und dort zentral gesichert werden.

3. Zugriff auf zentrale Anwendungen aus der Niederlassung
Nahezu jedes Unternehmen betreibt heute zentrale Anwendungen, beispielsweise ERP-Software für die Buchhaltung, Vertrieb oder Logistik, die im Rechenzentrum laufen. Wenn die Mitarbeiter in den Niederlassungen auf die zentralen Systeme zugreifen können, ist die Aktualität der Daten jederzeit sichergestellt.

4. Zentrale Verwaltung von Benutzern und Rechten
Häufig sind in den Niederlassungen weniger Mitarbeiter, so dass sich eigene IT-Ressourcen dort meist nicht lohnen, vielmehr erfolgt die Verwaltung der IT aus der Zentrale. Benutzer, Rechte und Richtlinien werden von hier eingerichtet, wobei manche Aufgaben auch dezentral durchgeführt werden sollen, beispielsweise der Zugriff von Benutzern auf bestimmte Verzeichnisse.

5. Sichere Kommunikationswege
Voraussetzung für die Anbindung von Niederlassungen ist, dass die Kommunikation zwischen Zentrale und Niederlassung auf sicherem Weg erfolgt und dabei Daten nicht verloren gehen oder abgehört werden können.

Anmerkung:Heimarbeitsplätze sind eigentlich als Spezialfall einer Niederlassung zu betrachten, der Fokus liegt hier meist auf den Punkten "3. Zugriff auf zentrale Anwendungen" und "5. Sichere Kommunikationswege".

Im nächsten Linux-Firmenbrief erfahren Sie, wie diese typischen Anforderungen bei einem mittelständischen Unternehmen konkret im Projekt mit CoreBiz umgesetzt werden.