Firmenbrief

20.01.2009

Geschäftsprozessmanagement, Teil 4: Projektphasen



Folgend auf die Begriffsdefinition im ersten Teil sowie der Identifikationshilfe im zweiten Teil unserer Artikelserie konnten Sie im Linux-Firmenbrief 37 mehr zu den Schwerpunkten und der Teambildung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse lesen. Im heutigen letzten Teil geben wir Ihnen einen Überblick über die einzelnen Phasen zur erfolgreichen Durchführung eines GPM-Projektes.

Wenn das Zeitbudget der jeweiligen Phasen geplant wird, sollte man im Hinterkopf behalten, dass eine zu großzügige Planung die Qualität der Ergebnisse nicht immer verbessert. Es besteht die Gefahr, sich mit weniger wichtigen Aufgaben zu befassen und die Kernprobleme aus den Augen zu verlieren. Nicht zu unterschätzen: Gegner des Projekts erhalten damit ausreichend Zeit, sich Gegenmaßnahmen zu überlegen. Eine zügige Vorgehensweise trägt dazu bei, die Motivation und Aufmerksamkeit für das Projekt aufrecht zu erhalten.

In einem ersten gemeinsamen Workshop des GPO-Teams, des Leaders und des jeweiligen Prozessverantwortlichen wird die weitere Vorgehensweise festgelegt.In der Analysephase untersuchen die Beteiligten den bestehenden Prozessablauf, die Organisationsstruktur, die eingesetzte Technologie, die Motivation und Qualifikation des Personals und die Unternehmenskultur. Hauptaufgabe ist die Visualisierung des derzeitigen Prozessablaufes, damit Schwachstellen besser identifiziert werden können. Falls nötig, werden anschließend Sofortmaßnahmen ergriffen, mit denen die Bedeutung des GPO-Projektes unter Beweis gestellt wird. Basierend auf der Schwachstellenanalyse werden danach die detaillierten Optimierungsziele herausgearbeitet. Diese bilden wiederum die Grundlage für die Entwicklung des Sollkonzeptes.

Im anschließenden Projektschritt, der so genannten Redesign-Phase, wird ein optimiertes Sollkonzept entwickelt. Die Basis bilden die Ergebnisse der Schwachstellenanalyse und die daraus abgeleiteten Optimierungsziele. Die Beteiligten bewerten das Sollkonzept in einem Workshop qualitativ und quantitativ und prüfen, in wie weit dies mit der Zielvereinbarung übereinstimmt. In einem weiteren Workshop beschließt das Projektteam die Umsetzung des revidierten Sollkonzeptes. Als Abschluss dieser Phase wird ein Maßnahmenkatalog erstellt, mit dem das Sollkonzept umgesetzt wird.

Es ist Ziel der Implementierungsphase, das Sollkonzept effektiv und effizient in den Unternehmensalltag zu bringen. Damit verbunden sind meist Reorganisationsmaßnahmen, die innerhalb einer Organisation oft zu Widerständen führen. Hier hilft es, wenn alle Betroffenen frühzeitig mit einbezogen und geplante Änderungen angekündigt werden. Beispielsweise in einem Pilotprojekt werden die positiven Ergebnisse erlebbar; Mitarbeiter können sich selbst davon überzeugen, dass der neue Prozessablauf effektiv ist.

Doch mit diesem Schritt hört die Verbesserung nicht auf: Damit die in der GPO erzielten Erfolge ständig weiter gesteigert werden, sollte als Teil der Maßnahme ein dauerhaftes Verbesserungsprogramm im Unternehmen implementiert werden. Mit der Einführung eines geeigneten Messsystems sollte es zum Alltag werden, Probleme ebenso wie Potenziale zu identifizieren. Nicht das Management, sondern die Mitarbeiter sollten in regelmäßig stattfindenden Workshops gemeinsam eine Lösung erarbeiten. Wenn die Mitarbeiter einbezogen sind, schafft dies die Grundlage für eine lernende Organisationskultur.

Das Prinzip des lebenslangen Lernens wird damit für die Organisation als Ganzes umgesetzt und bildet das Fundament für ein langfristig erfolgreiches, lebendiges Unternehmen.

Wenn Sie die IT-Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren möchten, sprechen Sie uns an per E-Mail an info@linux-ag.com. Unsere erfahrenen Projektmitarbeiter unterstützen Sie gern.