Firmenbrief

16.12.2008

Geschäftsprozessmanagement, Teil 3: Das Projektteam



Folgend auf die Begriffsdefinition im ersten Teil unserer Artikelserie konnten Sie im Linux-Firmenbrief 36 eine Einführung lesen, wie Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen identifizieren können. Im heutigen Teil erfahren Sie mehr zu den Schwerpunkten und der Teambildung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse.

Optimierungsschwerpunkte herausbilden

Im nächsten Teilschritt wird herausgearbeitet, wo in den ausgewählten Geschäftsprozessen die Optimierungsschwerpunkte gesetzt werden. Die Ziele, die zu Beginn der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) festgelegt wurden, sollen als grober Leitfaden für die Arbeit des künftigen Projektteams gelten. Die Ziele schaffen Klarheit, mit welchem Schwerpunkt die Optimierung zu erfolgen hat. Mit Hilfe der GPO sollen Prozesse effizienter gestaltet werden. Dies geschieht sinnvollerweise hinsichtlich der Kriterien Zeit, Kosten und Qualität - davon profitiert nicht nur das Unternehmen selbst, sondern das wirkt sich auch entscheidend auf die Kundenzufriedenheit aus.

Zusammensetzung des Projektteams

Der Erfolg der GPO steht und fällt mit der Wahl der Projektmitglieder und ihrer organisatorischen Verankerung. Die Mitarbeiter müssen mit großer Sorgfalt ausgewählt werden, da neben der fachlichen Qualifikation die Anforderungen an die soziale Kompetenz hoch sind. Welche Funktionen bei der GPO wahrgenommenen werden, ist von der Projektgröße und der jeweiligen Unternehmenssituation abhängig.

Selbstredend die wichtigste Schlüsselfigur in einem GPO-Projekt ist der Leiter, neudeutsch: Leader. Der Leader ist Mitglied der Unternehmensleitung. Er initiiert und fördert das Projekt und bestimmt den Prozessverantwortlichen. Er gibt die strategische Grundrichtung vor und trifft die Entscheidungen. Projekte, die keinen Leader bestimmen, sind zum Scheitern verurteilt.

Der Prozessverantwortliche wiederum ist für die Optimierung eines spezifischen Unternehmensprozesses verantwortlich. In den meisten Fällen handelt es sich um einen Manager aus einem Bereich, der in die GPO involviert ist. Er stellt das GPO-Team zusammen und treibt das Projekt voran.

Die Mitglieder des GPO-Teams tragen die Hauptarbeit des Projektes. Sie analysieren den Geschäftsprozess, entwickeln Optimierungsmaßnahmen und setzen diese anschließend auch um. Das GPO-Team trägt somit wesentlich zum Projekterfolg bei. Die Teamgröße richtet sich danach, wie komplex der Prozess ist. Empfohlen wird eine Teamgröße zwischen fünf und zehn, bestehend aus internen und externen Mitgliedern. Die Mitarbeiter, die direkt an dem aktuellen Prozess beteiligt sind, haben das notwendige Fachwissen, um den Prozess richtig zu analysieren und die unterbreiteten Verbesserungsvorschläge einzuschätzen. Voraussetzung ist jedoch, dass sie für Vorschläge offen sind und den derzeitigen Prozess objektiv einschätzen können. Die notwendige Objektivität kann jedoch am besten erreicht werden durch Personen, die in den derzeitigen Prozess nicht involviert sind. Es empfiehlt sich daher, unternehmensexterne Personen in das Team zu holen. Aufgrund des hohen Arbeitsaufwandes sollten die Teammitglieder mindestens 60 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Projektarbeit widmen können.

Bei größeren Projekten wird die Bildung eines Lenkungsausschusses empfohlen. Dieser besteht aus Mitgliedern des Managements. Er trifft komplexe Projektentscheidungen und unterstützt die einzelnen Teams darin, ihre Projektziele zu erreichen.

Fachleute empfehlen bei der Prozessoptimierung, externe Berater in Anspruch zu nehmen. Diese verfügen in der Regel über die notwendige Methodenkompetenz, bringen Erfahrungen aus bisherigen Projekten mit und besitzen oft gute Branchenkenntnisse. Der entscheidende Vorteil gegenüber unternehmensinternen Mitarbeitern ist die objektive Sichtweise und das breite Erfahrungsspektrum, der berühmte Blick über den Tellerrand. Die Akzeptanz für die Notwendigkeit des Projektes im Unternehmen kann durch externe Berater wesentlich verbessert werden.

Im nächsten Teil erfahren Sie die typische Projektvorgehensweise in einem GPO-Projekt. Dabei lernen Sie die Schwerpunkte der einzelnen Phasen kennen.