Firmenbrief

19.11.2008

Geschäftsprozessmanagement, Teil 2



Im Linux-Firmenbrief 35 gaben wir eine erste Definition von Geschäftsprozessmanagement (GPM) bzw. Business Process Management (BPM), ebenso wie gute Gründe, BPM im Unternehmen zu verfolgen. Im heutigen zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen identifizieren können. 

In der Vorbereitungsphase werden zunächst die Prozesse bestimmt, die optimiert werden sollen; anschließend werden die Optimierungsschwerpunkte für die einzelnen Geschäftsprozesse herausgearbeitet. Diese dienen dem GPO-Team als grober Leitfaden für die Arbeit. Mit entscheidend für das Gelingen einer GPO ist die Bestimmung der Projektmitglieder und deren Funktionen. Anschließend erarbeiten und beschließen die Projektmitglieder die Projektvorgehensweise.

Bestimmung der Geschäftsprozesse

Wenn man alle Geschäftsprozesse gleichzeitig optimieren wolte, würde dies viel Zeit und Ressourcen beanspruchen. Daher wählt man zu Beginn diejenigen Geschäftsprozesse, die den Unternehmenserfolg erheblich beeinflussen und bei denen zugleich die Verbesserung besonders notwendig ist. Zunächst sollten also die Geschäftsprozesse nach ihrer strategischen Bedeutung für das Unternehmen geordnet werden. In der einschlägigen Literatur gibt es unterschiedliche Klassifizierungen: Unterschieden wird beispielsweise nach Managementprozessen der Kernprozesse, Prozessen mit Hebelwirkung oder Schlüsselprozessen. In der Praxis reicht es zur Abbildung sämtlicher Unternehmensprozesse in den meisten Fälllen aus, die Prozesse in primäre und sekundäre zu unterteilen.

Primäre Geschäftsprozesse weisen eine direkte Wertschöpfung auf und sind daher von strategischer Bedeutung für das Unternehmen. Hierunter fällt beispielsweise die Produktentwicklung, Vertrieb oder Service. In der Regel gibt es fünf bis zehn primäre Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. Damit diese umgesetzt werden können, benötigen diese Infrastrukturleistungen, die durch die sekundären Geschäftsprozesse bereitgestellt werden. Das gilt beispielsweise für das Ressourcenmanagement, Qualitäts- und Personalmanagement oder Businesscontrolling.

Zur Identifizierung der Geschäftsprozesse ist ein strukturierter Workshop mit dem gesamten Management des Unternehmens empfehlenswert. Im Vorfeld wird ein Kriterienkatalog erarbeitet, der die wichtigsten Gestaltungsregeln zur Geschäftsprozessidentifikation (z. B. Namenskonventionen) beinhaltet. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Grundverständnis erreichen.

Jeder Geschäftsprozess ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

- beginnt und endet bei externen Kunden.
- ein Objekt (Input) wird bearbeitet.
- ein klar definierter Wertschöpfungsbeitrag wird erwirtschaftet (Output).
- Output besitzt strategische Bedeutung für das Unternehmen.
- besitzt einen klar definierten Start- und Endzeitpunkt.
- erfüllt bestimmte Kundenanforderungen.
- ein Geschäftsprozessverantwortlicher kann bestimmt werden.
- Ziel- und Messgrößen können zur Steuerung gebildet werden.

Die Einteilung in primäre und sekundäre Geschäftsprozesse hat aber wenig Bedeutung für die praktischen Erfolge eines Business Process Managements. Entscheidend ist die Frage, bei welchem Geschäftsprozess der größte Handlungsbedarf zur Prozessverbesserung besteht. Die Unternehmensberatung Roland Berger empfiehlt, sich auf maximal zwei bis vier solcher "High Impact"-Prozesse zu konzentrieren.

Im nächsten Teil erfahren Sie, wie sie die Projektmitglieder und deren Funktionen bestimmen, und wir beschreiben eine typische Projektvorgehensweise.