Firmenbrief

15.07.2008

CRM Systeme - Projektbetreuung und Rechnungstellung


In unserer Artikelreihe über CRM -Systeme hatten wir im Linux-Firmenbrief 31 die einzelnen Schritte vom Erstkontakt bis zum Auftrag beschrieben. Im heutigen vierten Teil wenden wir uns der Projektabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung zu.

Teil 4: Projektbetreuung und Rechnungstellung

Wenn ein Vertriebsprojekt zum Auftrag und damit zum Projekt gewandelt wird, unterscheiden sich diese in der Struktur nicht wesentlich. Jedoch werden andere Informationen konkretisiert und festgehalten.

Wichtig ist hierbei unter anderem, wer der Gesamtverantwortliche, der so genannte Projektmanager ist. Definiert werden müssen auch ein so genannter Account-Manager, der für die Betreuung des Kunden zuständig ist (und das Projekt verkauft hat) sowie ein Projektleiter, der Verantwortliche für die technische Durchführung. Der Status ist zu Beginn so lange auf "Offen", bis das Projekt vom zuständigen Projektleiter als abgeschlossen erklärt wird. Der Projektmanager schätzt den Aufwand des Projekts in Stunden. Ein Zeitmanager wird im CRM hinterlegt und mit dem jeweiligen Projekt verknüpft so dass alle Projektbeteiligten nun ihre Arbeitszeit entsprechend auf das Projekt buchen können. Im Verlauf des Projekts ist so eine bessere Kontrolle möglich und am Schluß kann ausgewertet werden, ob ein Projekt profitabel war oder nicht. Der aktuelle Aufwand, die tatsächlich bis dahin "verbratene" Arbeitszeit, ist jederzeit ersichtlich. Sollte dieser einmal über dem geschätzten Aufwand liegen, kann der Accountmanager eventuell mit dem Kunden über die Kosten für den höheren Aufwand nachverhandeln.

Für weitere Informationen zu dem Projekt sorgt unter anderem ein zusätzliches Beschreibungsfeld, in dem das Projekt näher erläutert werden kann. Für die Organisation des Projekts können Aufgaben angelegt werden, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden. Alle Buchungen über den Zeitmanager sind mit diesen Aufgaben verknüpft. Auch bei der Auswertung sind diese Angaben wieder hilfreich, denn hierdurch wird schnell ersichtlich, welche Projektaufgaben wieviel Zeit verbraucht haben. Weiterhin können zu jeder Aufgabe Notizen abgelegt werden, beispielsweise um Besonderheiten bei dieser Aufgabe zu dokumentieren.

CoreBiz CRM bietet noch weitere Arbeitserleichterung: In jedem Projekt können die Mitarbeiter direkt aus dem CRM heraus Anrufe, Notizen, Mails, Termine oder Bestellungen machen. Das hat noch einen weiteren Vorteil, denn so ist die Kommunikation mit dem Kunden oder beispielsweise die Bestellung von zusätzlicher Hardware zentral im CRM dokumentiert. Der Projektverlauf läßt sich so jederzeit nachvollziehen, auch lange nachdem das Projekt beendet ist.

Ist das Projekt abgeschlossen, stellt der Projektleiter den Status auf "PL fertig". Damit wird automatisch eine Mail an den Projektmanager verschickt, der nun das Projekt überprüft und mit dem Statuswechsel "PM fertig" versieht. Dies wiederum löst eine automatische E-Mail an das Projekt Office aus, die nun das Projekt abrechnen kann. Ist das geschehen, wird der Status auf "PO abgerechnet" gestellt. Sind alle Belange zu diesem Projekt abgteschlossen, wird das Projekt in den Status "PO archiviert" gesetzt, hiermit wird auch ein Umzug aller Projektdaten auf einen Archivbereich ausgelöst.

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