17.04.2007

CoreBiz im Einsatz: Angebotsverwaltung bei Linux New Media AG


Linux New Media AG ist ein weltweit agierender Zeitschriftenverlag mit Niederlassungen in den USA, Polen, Spanien, Brasilien und Rumänien. Der Verlag publiziert verschiedene Fachzeitschriften zu Linux und Open Source und betreibt Online-Portale zum gleichen Themenbereich. Das komplexe, internationale Geschäft und die breit gestreuten Kunden- und Lieferantendaten werden mit CoreBiz CRM verwaltet.

Die Anforderung: Nachdem die LIS AG den ersten Abschnitt des Projekts fertig gestellt hat, und das Kontaktmanagement implementiert und in Betrieb genommen wurde, stand nun die Anbindung an das ERP-System an. In einem intensiven Workshop wurden gemeinsam mit dem Kunden die genauen Anforderungen für den zweiten Projektschritt spezifiziert. Die Herausforderung für die LIS AG bestand darin, eine Live-Anbindung (Schnittstelle) an das bisher genutzte ERP-Sytem zu schaffen. Somit wird ermöglicht, die gesamten Vorgänge der Auftragsbearbeitung aus CoreBiz CRM heraus zu erledigen. Hierzu zählt beispielsweise das Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Stornierungen.

Die Lösung: Als Schnittstelle entwickelten die Programmierer der LIS ein spezielles Modul, das die Anbindung an ERP-Systeme ermöglicht. Damit können die bereits vorhandenen, gepflegten Informationen wie Produkt-, Artikel- und Kundendaten mit ihren jeweiligen Stammdaten genutzt werden. Kunden- sowie Adressdaten werden zwischen dem Kontaktmanagement CoreBiz CRM und dem ERP-System synchronisiert bzw. angeglichen und so direkt im Vertrieb genutzt.

Zur Erstellung der Angebote entwickelten die Fachleute der LIS AG ein gesondertes Angebotsmodul und integrierten dies in CoreBiz CRM; hier werden die Kontaktdaten aus dem CRM-System und die Artikeldaten aus dem ERP-System verwendet. Somit ist jedes erstellte Angebot mit allen Daten und Dokumenten dem jeweiligen Kontakt im CRM-System zugeordnet und in chronologischer Reihenfolge im Angebotsmodul hinterlegt. Zusätzlich wurden individuelle Funktionalitäten in das Modul integriert wie das Auswählen eines Abrechnungsdatum, Provision, Freitext und ähnliches. Dem Angebot werden automatisch vordefinierte Texte und Signaturen des jeweils angemeldeten Benutzers zugeordnet.

Die Anwendung ist unkompliziert und intuitiv: Will der Anwender ein Angebot erstellen, klickt er einfach auf die entsprechende Schaltfläche 'Angebot erstellen'. Damit wird ein PDF im Firmenlayout erstellt, das als E-Mail oder per Post an den jeweiligen Kunden gesendet werden kann. Auch die weiteren Schritte erfolgen ähnlich unkompliziert. Die Mitarbeiter erstellen nach Rücksprache mit dem Kunden beispielsweise neue Angebotsversionen, stornieren den Vorgang oder es wird automatisiert eine Auftragsbestätigung generiert. Die Auftragsbestätigungen werden entweder manuell bestätigt oder automatisch per Abrechnungsdaten an das ERP-System weitergeleitet. Die Rechnungsstellung im Anschluss erfolgt denn wiederum im ERP-System.

Die Mitarbeiter der Linux New Media haben mit CoreBiz CRM nun den großen Vorteil, dass sie nur noch mit einem System arbeiten. Hier können sie die gesamten, unterschiedlichen Kontakte übersichtlich verwalten und pflegen, haben den Überblick über die Vertriebsaktivitäten und können diese auswerten. Für den Verlag bedeutet dies, dass die Kosten für Systemverwaltung und Schulung erheblich reduziert werden.

Weitere Infos zu CoreBiz finden Sie unter http://www.linux-ag.com/index.php?page=produkte

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