VoIP für den Mittelstand

Telefonieren über das Netzwerk - Sanfte Migration auf VoIP im Unternehmen

 

Dabei bietet VoIP gerade für Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Der wohl wichtigste davon ist, dass man damit die Möglichkeit hat, sich in einer sanften Migration von den unflexiblen Telefonanlagen zu verabschieden, die das Bild in so vielen Unternehmen prägen. Diese bestehen aus einer proprietären Hardware, die für viel Geld gekauft oder gemietet werden muss und mit der dann auch nur die ebenfalls proprietären Telefonapparate des Herstellers funktionieren. Die Telefonanlage kann meist nicht vom Kunden selber administriert oder gewartet werden. Das führt zu Verzögerungen bei gewünschten Änderungen oder einem Ausfall der Hardware und zusätzlichen Kosten durch Wartungsverträge. Meist sind die Anlagen auch nur für eine bestimmte Menge an Anschlüssen oder Endgeräten ausgelegt. Wächst die Firma, sind schnell die Grenzen der Telefonanlage erreicht.

Vorteile von VoIP gegenüber klassischen Telefonanlagen

Eine Migration auf VoIP bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
  • Der VoIP-Server läuft auf Standard-Hardware und kann im eigenen Rechenzentrum installiert und administriert werden. Ersatzteile bei Hardware-Ausfall sind schnell zur Hand.
  • Er kann in bestehende Monitoring-Lösungen integriert und zentral überwacht werden.
  • Möglichkeit von Computer Telephony Integration (CTI), also die Möglichkeit, mit einer Software auf dem PC die Funktionen eines Telefongespräches zu steuern. Dies ist besonders sinnvoll für eine Integration der VoIP-Funktionen in ein Customer-Relationship-Management-System (CRM).
  • Es ist keine separate Verkabelung für Telefonanschlüsse nötig, bestehende Netzwerkkabel, -dosen und Switches können genutzt werden.
  • Der VoIP-Server ist kompatibel zu unterschiedlichsten Endgeräten, der Kunde hat hier freie Auswahl und ist nicht an einen Hersteller gebunden.
  • Es können zahlreiche Zusatzfunktionen auf dem Server nachinstalliert und eingerichtet werden, von Voice-Mail-Nachrichten direkt im E-Mail-Postfach über das Aufzeichnen von Gesprächen bis hin zum Anschluss von Türöffnungssystemen.
  • Wie jeder Server kann auch die VoIP-Infrastruktur redundant und hochverfügbar ausgelegt werden. Außerdem werden Backups und Recovery deutlich vereinfacht.

Sanfte Migration als Einstieg in VoIP

Trotz der vielen Vorteile, die ein Umstieg auf VoIP bietet, scheuen viele Unternehmen eine Migration, aus Angst, bei Problemen im schlimmsten Fall nicht mehr telefonisch erreichbar zu sein, Kunden durch technische Schwierigkeiten oder Ausfälle der Telefonsysteme zu  verärgern oder Qualitätseinbußen bei der Sprachqualität zu haben. Dabei ist gerade beim Umstieg von der klassischen Telefonanlage auf VoIP eine schrittweise Migration in kleinen Schritten möglich. Üblicherweise werden  zunächst beide Systeme parallel eingesetzt um so eine sanfte, sichere und für den Nutzer unbemerkt ablaufende Umstellung zu ermöglichen. Direkt über VoIP wird nur intern telefoniert, da hier die nötige Netzwerkinfrastuktur für eine störungsfreie Übertragung vorhanden ist. Gespräche nach Außen werden vom VoIP-Server wie gewohnt über einen Primärmultiplexanschluss oder mehrere ISDN Anschlüsse (PMx) [2] an das Telefonnetz übergeben.

Phase 1 – VoIP-System hinter der bestehenden Telefonanlage

In der ersten Phase werden an der bestehenden Telefonanlage meist zwei oder mehr S0-Bus [3] Schnittstellen der ISDN-Basisanschlüsse an den neuen VoIP-Server durchgereicht. Die Anschlussnummern für diese Schnittstellen werden wie gewohnt in der Telefonanlage festgelegt. Anrufe an diese Nummern werden nun vom VoIP-Server angenommen und verwaltet. Mit diesem Setup kann in der ersten Phase in Ruhe der VoIP-Server installiert und konfiguriert werden, es können unterschiedliche Telefonapparate erprobt und konfiguriert und die neue Technik ausführlichen Tests unterzogen werden.
Am Ende der ersten Phase können dann nach und nach einzelne Anschlüsse auf VoIP umgestellt werden. So kann man zum Beispiel alle neuen Anschlüsse die im Unternehmen eingerichtet werden müssen auf dem VoIP-Server installieren, während die alten Anschlüsse ohne Veränderungen auf der Telefonanlage weiterlaufen.

Phase 2 – Die Telefonanlage wird hinter den VoIP-Server geschaltet

Nach der erfolgreichen Einführung der VoIP-Telefonie für eine ausgesuchte Zahl an Anschlüssen übernimmt im zweiten Schritt der VoIP-Server den PMx von der Telefonanlage und administriert somit alle eingehenden und ausgehenden Anrufe. Die alte Telefonanlage wird über den Anschluss an ISDN-Karten im VoIP-Server weiter betrieben, so dass hier beispielsweise noch die Voicemail-Dienste oder analoge Faxgeräte betrieben werden. Diese Funktionen werden dann schrittweise auf den VoIP-Server migriert. Am Ende von Phase zwei sind dann alle Funktionen der alten Telefonanlage auf dem VoIP-Server umgestellt.

Phase 3 – Der VoIP-Server übernimmt alle Funktionen

In der letzten Phase wird nun die alte Telefonanlage komplett deaktiviert, alle Anschlüsse und Dienste laufen ab sofort auf dem neuen VoIP-Server.

Vorteile der CoreBiz VoIP Lösung

Mit der CoreBiz Management Console kann die Administration des VoIP-Servers und der einzelnen Anschlüsse bequem über ein grafisches Frontend erledigt werden. Durch die Integration eines bestehenden LDAP in CoreBiz VoIP werden die Daten der Mitarbeiter nur an einer zentralen Stelle gepflegt. So muss über das Display des Telefons nur der Name eines gewünschten Mitarbeiters eingegeben werden, um diesen anzurufen. Die gesamte Lösung ist hochverfügbar ausgelegt und kann so in einen Cluster mit automatischer Überwachung und Failover installiert werden, um größtmögliche Ausfallsicherheit zu gewährleisten. CoreBiz VoIP ist komplett CTI-fähig und kann auch an das CoreBiz CRM angebunden werden. Die Mitarbeiter haben dann die Möglichkeit, per Klick auf die im CRM eingetragenen Telefonnummern ohne zusätzliches Eintippen ihre Kunden anzuwählen. Über einen optionalen Faxserver kann die CoreBiz VoIP Lösung auch für die Dienste Fax-to-E-Mail und E-Mail-to-Fax aufgerüstet werden [4].

 

 

[1] Jahresbericht der Bundesnetzagentur für 2009

[2] Primärmultiplexanschluss - Artikel aus der freien Enzyklopädie Wikipedia

[3] S0-Bus - Artikel aus der freien Enzyklopädie Wikipedia

[4] Der CoreBiz VoIP Server