Mobile Computing

Arbeiten wie im Büro – Einführung in die Technologien des Mobile Computing

 

Für die Mitarbeiter wird mobiles Arbeiten zunehmend wichtiger. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie von Vodafone Global Enterprises [1]. Demnach ist in 70 Prozent der befragten Unternehmen der Wunsch der Mitarbeiter nach mobilen Arbeitslösungen sehr hoch und trägt entscheidend zur Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen bei. Andere Studien zeigen, dass dynamische Arbeitsmodelle, die den Mitarbeitern flexiblere Arbeitszeiten und ein mobiles Arbeiten erlauben, die Produktivität und Zufriedenheit erhöhen und sogar die Bereitschaft zur Mehrarbeit steigern [2].

Server Based Computing – Arbeiten wie im Büro

Beim Server Based Computing („Terminalserverbetrieb“) loggt man sich über eine lokal installierte Software auf einem Server der Firma ein und arbeitet dann in einer Desktop-Umgebung, die identisch ist zum PC im Büro. Alle Anwendungen werden auf dem Server ausgeführt, die Software übermittelt die Eingabe von Tastatur und Maus an den Server und liefert die Bildschirmausgabe zurück. Das funktioniert auch mit langsamen Datenanbindungen schnell und flüssig und ist vollkommen unabhängig vom Betriebssystem des Client-Computers. Der Nutzer kann mit seiner vertrauten Desktop-Oberfläche arbeiten und jede benötigte Software ist darüber verfügbar, auch firmeneigene Spezialanwendungen. Auch das Einbinden lokaler Ressourcen wie Drucker oder Laufwerken ist möglich.

Vorteile: Der Mitarbeiter kann in einer vertrauten Umgebung wie im Büro arbeiten und die nötige Software lässt sich schnell und unkompliziert auf jedem beliebigen mobilen oder stationären PC oder Notebook installieren.
Nachteile: Diese Lösung funktioniert nur, wenn unterwegs eine Internetverbindung vorhanden ist.
Gut für: Home-Office, Arbeitsplätze mit Spezialanwendungen

Datensynchronisation – Plug & Copy

Wer Daten von seinem Büro-Computer auf das Notebook kopiert, um damit auch unterwegs arbeiten zu können, muss diese bearbeiteten Daten beim nächsten Besuch im Büro wieder auf den PC oder in das zentrale Dateisystem zurückspielen. Gleichzeitig sollen Dateien die in der Zwischenzeit von Kollegen aktualisiert wurden mit dem Notebook synchronisiert werden. Für diese Aufgabe gibt es eine Reihe von Programmen, die sich durch Funktionsumfang und Bedienbarkeit unterscheiden. Allen gemeinsam ist, dass der Nutzer im ersten Schritt Regeln festlegt, nach denen die Daten synchronisiert werden sollen. Dazu gehört unter anderem, welche Dateien oder Verzeichnisse synchronisiert werden, in welche Richtung das geschehen soll und welche Kriterien für die Synchronisation ausschlaggebend sind (neue Dateien überschreiben ältere Dateien, etc). Sind diese Regeln festgelegt, wird das Notebook im Büro an das Netzwerk oder die Dockingstation angeschlossen und der Datenabgleich läuft dann automatisch ab.

Vorteile: Dateien können unterwegs offline bearbeitet und dann automatisch wieder in das System zurückgespielt werden.
Nachteile: Große Datenmengen lassen sich nur im lokalen Netz synchronisieren oder erfordern eine sehr schnelle Internetanbindung.
Gut für: Autarke Mitarbeiter, die nicht an einen Büroarbeitsplatz gebunden sind; Gruppenarbeit, bei der die Daten auf einem zentralen Server verwaltet werden

Groupware-Synchronisation – Termine, Kontakte und E-Mails unterwegs verfügbar

Um unterwegs produktiv arbeiten zu können, benötigt der Mitarbeiter - zusätzlich zu den  synchronisierten Dateien und Verzeichnissen - einen Zugriff auf seine E-Mails, Kontakte und Termine. Dazu kommen je nach eingesetzter Groupware (Microsoft Outlook, Lotus Notes, Kontact, Open-Xchange...) Aufgaben und Notizen hinzu. Die Daten werden im Büro auf das Notebook übertragen und können dann unterwegs bearbeitet werden. So kann man E-Mails verfassen und in den Postausgang verschieben, neue Termine anlegen oder Kontakte bearbeiten ohne dabei online zu sein. Beim nächsten Besuch im Büro oder bei einer bestehenden Verbindung mit dem Internet werden die E-Mails verschickt und die übrigen Daten mit dem Firmenserver synchronisiert.
Anders als bei der Synchronisation einzelner Dateien oder Verzeichnisse ist beim Abgleich von E-Mails, Kontakten und Terminen eine Schnittstelle zur Server-Software oder der lokalen Groupware im Büro notwendig. Das kann unter Umständen zu Problemen führen, wenn beispielsweise auf Notebook und Büro-PC unterschiedliche Betriebssysteme oder Softwareversionen installiert sind.

Vorteile: Alle wichtigen Daten sind mobil abrufbar und können bearbeitet werden, auch ohne Internetverbindung.
Nachteile: Die Daten sind unter Umständen nicht aktuell, wenn längerer Zeit keine Internetverbindung bestand. Auf dem Notebook muss umfangreiche Software installiert und administriert werden.
Gut für: Außendienstmitarbeiter, die viel bei Kunden unterwegs sind

Web-Applikationen – Arbeiten im Browser

Gerade bei komplexen und umfangreichen Softwarelösungen ist es oft sinnvoll, dem Benutzer eine Web-Applikation für das Arbeiten zur Verfügung zu stellen. So müssen keine Programme installiert werden, das Einloggen und Arbeiten erfolgt über einen beliebigen Web-Browser. Die Software wird zentral auf dem Firmenserver administriert und die Mitarbeiter arbeiten alle stets mit der neuesten Version und aktuellen Daten. Groupware, Customer Relationship Management (CRM),  Content Management Systeme (CMS) oder Enterprise-Resource-Planning (ERP) sind Beispiele, bei denen häufig Web-Applikationen als Benutzer-Schnittstelle zum Einsatz kommen. Für das mobile Arbeiten sind diese Lösungen ideal. Voraussetzung sind allerdings eine bestehende Internetverbindung und durchdachte Sicherheitsmaßnahmen, da hier über das Internet auf oftmals sehr sensible Firmendaten zugegriffen wird.

Vorteile: Keine Software-Installation nötig, die Oberfläche kann individuell angepasst werden und ist von überall zu erreichen.
Nachteile: Sicherheitsrisiko durch Web-Anbindung von unternehmenskritischen Applikationen, funktioniert nur bei bestehender Internetverbindung.
Gut für: Mobile Mitarbeiter, die ständig unterwegs sind

Mehr als nur Technik

Beim Mobile Computing sind neben der Auswahl der richtigen Technologien für die Bereitstellung von Daten und Informationen für die Mitarbeiter, noch weitere Punkte relevant, die hier nur kurz angedeutet werden sollen.

  • Man muss sich als Systemadministrator Gedanken über die Backupstrategie der Daten und Programme auf den mobilen Computern machen.
  • Wie wird die Software auf den Notebooks auf dem neusten Stand gehalten und notwendige Aktualisierungen eingespielt (Beispiel: Virenscanner)?
  • Die Sicherheit spielt bei mobilen Geräten eine große Rolle. Zum einen muss der Zugriff auf das Notebook selber und seine Daten gesichert werden, zum anderen muss die Verbindung der installierten Software auf den Firmenserver und der Datenaustausch vor Zugriffen Dritter geschützt werden.
  • Der Support spielt beim mobilen Arbeiten eine große Rolle. Ein ständig erreichbarer Helpdesk unterstützt die Mitarbeiter, wenn unterwegs einmal Probleme auftreten.


[1] Studie zu mobilen Arbeitslösungen

[2] Dynamische Arbeitsmodelle fördern Zufriedenheit und Produktivität